Internet für Anfänger: E-Mail

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Nuvola apps bookcase 1.svg Band „E-Mail“ aus der Serie „Internet für Anfänger
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Grundlagen

Um am elektronischen Postverkehr teilzunehmen, müssen Sie gewissermaßen über ein elektronisches Schließfach auf einem Postamt verfügen.

Als elektronische Postämter dienen E-Mail-Server. Jeder Teilnehmer muss über ein Konto auf einem der Mailserver verfügen. Außerdem braucht jeder Teilnehmer eine Anschrift, die E-Mail-Adresse.

Im Unterschied zur Briefpost wird die E-Post nicht bis zu Ihrem PC befördert, E-Mails werden gewissermaßen „postlagernd“ zugestellt. Die E-Mail-Zustellung endet auf dem Server Ihres Providers. Sie müssen selbst aktiv werden, um die eingetroffenen E-Mails abzuholen. Zum Abholen und Versenden benötigen Sie ein spezielles Programm, einen sogenannten E-Mail-Client. Das Client-Programm kann entweder auf Ihrem PC installiert sein oder Sie benutzen ein Programm auf der Webseite des Providers.

Client auf dem Server des Providers

Die bekanntesten Anbieter sind www.gmx.de und www.web.de. Sie brauchen nichts zu installieren. Sie rufen die Webseite des Providers auf, melden sich an und benutzen dessen Menüs. Allerdings ist der Weg zu den E-Mails etwas aufwändig. Sie müssen jedes mal Ihr Passwort eingeben und brauchen ungefähr zehn Klicks, um in Ihr Postfach zu gelangen. Auf Dauer ist es wesentlich bequemer, ein eigenes E-Mail-Programm zu konfigurieren. Dann genügt ein Klick.

Eigener Mail-Client

Es gibt mehrere weit verbreitete Programme, die Sie benutzen können. „Outlook Express“ liegt Windows bis zur Version XP bei und wurde über „Windows Mail“ für Vista zu „Windows Live Mail“ für Windows 7 weiterentwickelt. Den Office-Paketen von Microsoft liegt „Outlook“ bei. Der Client von T-Online ist ebenfalls weit verbreitet. Von den kostenlosen E-Mail-Programmen ist „Mozilla Thunderbird“ das bekannteste. Jedes dieser Programme lässt sich so konfigurieren, dass Sie nach einem einzigen Klick Ihr Postfach sehen.

Die E-Mail-Adresse

Jede E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen, die durch das Symbol @ verbunden sind. Der Name des Servers bildet den „hinteren“ Teil der Mail-Adresse, englisch als „domain-part“ bezeichnet. Vor dem @ steht der individuelle Name des Benutzers, der im Englischen als „local-part“ bezeichnet wird.

Indem Sie sich für einen E-Mail-Provider entscheiden, legen Sie den „hinteren“ Teil der Mail-Adresse fest. Wenn Sie sich beispielsweise für den Anbieter WEB.DE entschieden haben, endet Ihre E-Mail-Adresse auf „@web.de“. Den individuellen Teil der Adresse können Sie frei wählen, sofern Ihr Wunschname noch nicht vergeben ist.

Der Internet-Standard RFC 2822 legt fest, aus welchen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen die Adresse bestehen darf: A-Z, a-z, 0-9 sowie .!#$%&'*+-/=?^_`{|}~. Andere Zeichen, wie zum Beispiel Leerzeichen, dürfen benutzt werden, wenn local-part in doppelte Anführungsstriche eingeschlossen wird. Alle Zeichen oberhalb des ASCII-Codes 127, also auch Umlaute und „ß“, sind generell verboten. Am Anfang und Ende der Zeichenkette darf sich kein Punkt befinden. Die Adresse darf maximal 254 Zeichen lang sein.

Es sind folgende Besonderheiten zu beachten:

  • Von der Verwendung von Großbuchstaben wird abgeraten. Offiziell sind sie zwar erlaubt, aber ihre Benutzung ist riskant. Manche E-Mail-Provider können damit nicht umgehen und es kann Probleme mit Web-Formularen geben.
  • Seit 2010 sind nichtlateinische Zeichen erlaubt, also auch Umlaute und „ß“. Obwohl die meisten Provider die deutschen Umlaute akzeptieren, wird davon abgeraten. Vielleicht ist einer der Server auf dem Transportweg noch nicht umgestellt und weist die Mail zurück.


Die Angabe einer Mailadresse auf der eigenen Webseite ist Pflicht, außer es ist eine unzweifelhaft private Seite. Damit die Adresse nicht von Harvestern verwertet werden kann, gibt es mehrere Verfahren:

  • vor und hinter dem @ ein Leerzeichen
  • @ schreiben als (at)
  • ASCII-Code verwenden: a wird folgendermaßen kodiert:
    • das kaufmännische Und
    • Raute
    • 97 ist der dezimale ASCII-Code
    • Semikolon

Protokolle

Übersicht

Der E-Mail-Verkehr im Internet wird durch Protokolle geregelt, in denen genau vorgeschrieben wird, wie jeder PC mit der Post umzugehen hat. Den folgenden drei Protokollen begegnen Sie zwangsläufig, wenn Sie in einem E-Mail-Programm ein Konto einrichten wollen:

  • SMTP - Das Simple Mail Transfer Protocol regelt den Versand und die Weiterleitung zum Zielserver.
  • POP3 - Das Post Office Protocol Version 3 beschreibt das Abholen der E-Mails vom Server des Providers. Die E-Mails werden auf dem Server des Providers nur zwischengelagert, die Endlagerung erfolgt auf dem Benutzer-PC.
  • IMAP - Das Internet Message Access Protocol beschreibt ein anderes Verfahren zum Abholen der E-Mails vom Server des Providers. Hierbei bleiben die E-Mails dauerhaft auf dem Server des Providers, so dass ein einfacher Zugang von mehreren PCs aus möglich ist. Für die Dauer der Bearbeitung erhält der Client-Rechner eine temporäre Kopie, die beim Schließen des E-Mail-Programms gelöscht wird.

SMTP

Dieses Protokoll regelt den Versand der E-Mails. Der Mail-Server Ihres Providers verlangt zuerst Ihr Passwort („Authentifizierung vor dem Senden“) und nimmt dann Ihre Mail an. Der Server analysiert die Zieladresse, sucht einen Transportweg und übermittelt die Mail. Falls der Zielserver eine Störung hat oder die Adresse fehlerhaft ist, bekommen Sie meist eine Meldung.

Postempfang

Die eintreffenden Mails werden auf dem Server des Providers gesammelt und bereitgehalten. Bei der gelben Post nennt man das eine „postlagernde“ Zustellung. In der Regel werden Sie nicht benachrichtigt, ob Post eingegangen ist, Sie müssen selbst regelmäßig in Ihrem Postfach nachschauen.

Es gibt zwei Verfahren, wie mit der eingegangenen Post verfahren wird: POP3 und IMAP. Um beim Beispiel mit der gelben Post zu bleiben:

  • POP3 bedeutet, dass Sie Ihr Postfach leeren und die Post mit nach Hause nehmen.
  • IMAP bedeutet. dass Sie die Post gleich auf dem Postamt lesen, sie als „gelesen“ markieren, vielleicht eine Kopie anfertigen und anschließend ins Postfach zurücklegen.

POP3

Die bereitgehaltenen Mails werden auf die Festplatte des eigenen PCs verschoben. Während Sie die eingegangene Post durchsehen, können Sie die Internetverbindung trennen. Bei langsamen Internetverbindungen und minutenweiser Abrechnung (z. B. UMTS) ist dieses Verfahren das sinnvollste.

  • Vorteile: Geringer Speicherbedarf auf dem Server des Anbieters, geringe Internet-Kosten.
  • Nachteile: Sobald die E-Mails auf die Festplatte des eigenen Computers heruntergeladen sind, kann man von keinem anderen PC darauf zugreifen. Wenn Sie mehrere PCs im Wechsel verwenden, wird auf jedem PC ein Teil der Post gespeichert.

Normalerweise werden E-Mails vom Server des Providers gelöscht, nachdem sie auf Ihren PC heruntergeladen sind. In den Konten-Eigenschaften gibt es meist die Möglichkeit, für eine einstellbare Anzahl von Tagen die „Kopie aller Nachrichten auf dem Server zu belassen“.

IMAP

Weil die Post zentral und gut erreichbar auf dem Server des Providers lagert, ist der Zugriff von mehreren PCs aus und/oder durch mehrere Benutzer einfach zu organisieren.

Vorteile:

  • Weil die E-Mails stets auf dem Server des Providers bleiben, können sie von jedem PC weltweit betrachtet werden.
  • Bei Absturz des eigenen PCs gehen die E-Mails nicht verloren. E-Mails müssen deshalb nicht unbedingt gesichert werden.

Nachteile:

  • Während der Bearbeitung der E-Mails ist eine ständige Internetverbindung notwendig (eine Flatrate).
  • Der Speicherplatzbedarf auf dem Server des Providers wächst ständig. Irgendwann muss entweder der Tarif gewechselt oder die Archivierung alter E-Mails durchgeführt werden.
  • Möglicherweise gibt es keinen Ordner "gesendete E-Mails" mehr. Will man nachsehen, wem man welche E-Mail gesendet hat, sollte man sich selbst immer eine Kopie schicken.

Einige Beispiele, wann die Verwendung des IMAP-Protokolls vorteilhaft ist:

  1. Sie arbeiten an wechselnden PC (zu Hause, auf Arbeit, unterwegs am Notebook oder im Urlaub im Internet-Cafe) und wollen stets Zugriff auf alle Mails haben.
  2. Ihre Sekretärin soll die eingehenden Mails vorsortieren (Spam löschen, Routinesachen erledigen oder weiterleiten).
  3. Mehrere Mitarbeiter an räumlich getrennten Arbeitsplätzen teilen die Bearbeitung der E-Mails auf. Jeder erledigt die Mails, für die er am kompetentesten ist.

IMAP-Konto auf mehreren PCs

Wenn Sie Outlook Express aufrufen, sehen Sie im linken Fenster alle Postfächer, die auf Ihrem PC eingerichtet sind. Das Mailprogramm beginnt sofort, alle Postfächer auf neue Mails zu überprüfen. Wenn neue, ungelesene Mails vorliegen, wird deren Anzahl in blauer Schrift in runden Klammern hinter dem Wort „Posteingang“ angezeigt. Wenn Sie auf das Wort „Posteingang“ klicken, werden Ihnen die vorhandenen E-Mails angezeigt. Beachten Sie, dass bei IMAP-Konten auch andere PCs die gleichen Mails anzeigen. Wenn Sie also eine Mail löschen, verschwindet sie auf allen PCs.

Wenn Sie Spam-Mails entdecken, können Sie diese markieren und mit der Taste „Entf“ oder einem Rechtsklick und „Löschen“ zum Löschen vormerken. Ein anschließender Klick auf „Entfernen“ löscht diese Einträge für immer. Wenn Sie die Tasten „Strg“ oder „Shift“ gedrückt halten, können Sie mehrere Mails markieren.

Eine ungeöffnete Mail erkennen Sie an dem ungeöffneten Briefumschlag. Wenn Sie eine der bisher ungeöffneten Mails (doppelt) anklicken, wird der Briefumschlag geöffnet angezeigt (auch auf allen anderen PCs). Wenn Sie nach Betrachten des Inhalts beschließen, dass Sie diese Mail weder löschen noch „abarbeiten“ wollen oder können, klicken Sie mit der rechten Taste darauf und wählen Sie „als ungelesen markieren“. Die Mail wird nun auf allen PCs als ungeöffnet angezeigt und hoffentlich demnächst von jemandem anders bearbeitet.

Analog können Sie eine abgearbeitete Mail löschen. Sie wird zunächst als „gelöscht“ angezeigt, kann aber trotzdem noch betrachtet werden. Erst wenn einer der Benutzer auf „Entfernen“ klickt, verschwindet sie endgültig.

Wollen Sie mehr über E-Mail-Protokolle wissen?



Bei welchem Provider können Sie ein Postfach mieten?

Sie brauchen einen Anbieter, der Ihnen Speicherplatz auf seinem Server zur Verfügung stellt. Es gibt dabei drei Möglichkeiten.

  • Ihr Internet-Provider
  • Freemail-Anbieter
  • Webspace-Anbieter

Ihr Internet-Provider

Vermutlich jeder Internet-Provider stellt zwei Zusatzleistungen bereit: Speicherplatz für eine eigene Webseite und Speicherplatz für ein Postfach. Der Aufwand für den Betrieb der E-Mail- und Webserver wird mit der monatlichen DSL-Gebühr bezahlt. Darum sind diese Postfächer meist werbefrei.

Einige Beispiele (alphabetisch sortiert): Alice DSL, AOL. Arcor, Kabel Deutschland, O2 Online, T-Online.

URL POP3 IMAP SMTP Konto-/Benutzername
t-online.de popmail.URL ? smtpmail.URL E-Mail-Adresse
alice-dsl.net pop3.URL imap.URL smtp.URL E-Mail-Adresse
arcor.de pop3.URL imap.URL mail.URL Benutzername

Freemail-Anbieter

Es gibt zahlreiche Anbieter von E-Mail-Servern, die keinen Internetzugang für Endkunden bereitstellen. Die meisten finanzieren ihre Server mit Werbung. Wenn Ihnen die Werbung allzu lästig wird, können Sie meist gegen eine kleine monatliche Grundgebühr zu einem werbefreien Postfach wechseln. Nachfolgend einige werbefinanzierte Anbieter:

FreenetMail, GMX, Google Mail, Hotmail, web.de, Yahoo! Mail

URL POP3 IMAP SMTP Konto-/Benutzername Anmerkungen
gmx.net pop.URL imap.URL[1] mail.URL Kundennr. oder E-Mail-Adr.  
web.de pop3.URL imap.URL smtp.URL    
freenet.de mx.URL mx.URL mx.URL E-Mail-Adresse  
googlemail.com pop.URL ? smtp.URL E-Mail-Adresse Alle übermittelten Mails können von Google, Inc. ausgewertet und vermarktet werden
lavabit.com lavabit.com lavabit.com lavabit.com E-Mail-Adresse Kostenlose Mail-Adresse ohne Werbung erhältlich; Anbieter legt Wert auf Datenschutz; Webseite auf Englisch

Webspace-Anbieter

Anspruchsvolle Kunden können bei einem dieser Anbieter Speicherplatz oder ganze Server mieten. Als Privatkunde zahlen Sie meist weniger als 50 € pro Jahr, zusätzlich zum DSL-Tarif. Wenn Sie 100 E-Mail-Adressen brauchen, kostet es etwas mehr. Einige Webspace-Anbieter sind 1&1 Hosting, Domainfactory, Strato sowie zahlreiche lokale Anbieter.

Zugangsdaten

Um Ihr Postfach benutzen zu können, brauchen Sie die folgenden Zugangsdaten von Ihrem Provider:

  • Eine E-Mail-Adresse
  • Die Internetadresse des Servers, an den Sie die E-Mails schicken (gewissermaßen der gelbe Briefkasten an der Straßenecke)
  • Die Internetadresse des Servers, der die eingegangenen E-Mails für die Abholung bereithält (wie ein angemietetes Postfach)
  • Benutzernamen und Passwort, damit Sie sich als Berechtigter bei den Servern anmelden können und niemand anders Ihre Post abholen kann.
Wollen Sie mehr über Anbieter von E-Mail-Servern wissen?



Postfach bei einem Freemailer einrichten

Postfach bei GMX einrichten

  • Gehen Sie auf die Webseite http://www.gmx.net
  • Klicken Sie auf „FreeMail Login“.
  • Klicken Sie auf „Kostenlos anmelden“, dann erneut auf „Kostenlos anmelden“.
  • Tragen Sie Ihre Daten ein. Fast alle Felder sind Pflichtfelder. Falls Sie Ihr Geburtsdatum nicht preisgeben wollen, tippen Sie ein anderes Datum ein.
  • Tragen Sie Ihre E-Mail-Wunschadresse ein und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. Wenn Ihr Wunschname schon vergeben ist, wählen Sie eine der vorgeschlagenen Kombinationen oder tragen Sie einen anderen Wunschnamen ein, bis Sie einen verfügbaren Namen gefunden haben.
  • Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Es wird während der Eingabe nicht angezeigt, Sie bekommen nur Sternchen zu sehen. Deshalb muss die Eingabe sicherheitshalber wiederholt werden.
  • Geben Sie eine Kontaktadresse für Notfälle ein. Sollten Sie einmal Probleme mit Ihrem Passwort haben, können Sie sich an die Notfall-Adresse ein Ersatzpasswort schicken lassen. Wenn Sie keine weitere E-Mail-Adresse haben, nehmen Sie die von einem vertrauenswürdigen Bekannten.
  • Abschließend müssen Sie noch die Zeichen aus der Abbildung eintippen und auf Ich stimme zu. Jetzt E-Mail Konto anlegen klicken.
  • Den Vorgang müssen Sie notfalls wiederholen, bis alle Bedingungen erfüllt sind.

Die Werbung auf den nachfolgenden Seite können Sie ignorieren und Weiter ins E-Mail-Postfach! gehen. Vergessen Sie nicht, das Passwort zu notieren!

Postfach bei WEB.DE einrichten

Neues Konto einrichten

  • Gehen Sie auf die Webseite http://www.web.de
  • Klicken Sie auf Register „FreeMail“.
  • Klicken Sie auf „Jetzt kostenlos registrieren“, dann erneut auf „Jetzt kostenlos anmelden!“.
  • Tragen Sie Ihre persönlichen Daten ein.
  • Tragen Sie Ihre E-Mail-Wunschadresse ein und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. Wenn Ihr Wunschname schon vergeben ist, wählen Sie eine der vorgeschlagenen Kombinationen oder tragen Sie einen anderen Wunschnamen ein, bis Sie einen verfügbaren Namen gefunden haben.
  • Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Es wird während der Eingabe nicht angezeigt, Sie bekommen nur Sternchen zu sehen. Deshalb muss die Eingabe sicherheitshalber wiederholt werden.
  • Geben Sie geheime Antwort auf die Geheimfrage sowie eine Kontaktadresse für Notfälle ein. Sollten Sie einmal Probleme mit Ihrem Passwort haben, können Sie sich an die Notfall-Adresse ein Ersatzpasswort schicken lassen. Wenn Sie keine weitere E-Mail-Adresse haben, nehmen Sie die von einem vertrauenswürdigen Bekannten.
  • Abschließend müssen Sie noch die Zeichen aus der Abbildung eintippen und auf Ich stimme den AGB zu. Jetzt Konto anlegen klicken.
  • Den Vorgang müssen Sie notfalls wiederholen, bis alle Bedingungen erfüllt sind.

Die Werbung auf den nachfolgenden Seite können Sie ignorieren und Weiter zum Postfach anklicken. Vergessen Sie nicht, das Passwort zu notieren!

Klicken Sie zum Verlassen des Programms auf die Tür mit dem roten Pfeil in der oberen rechten Ecke.

Konto benutzen

  • Gehen Sie auf die Webseite http://www.web.de und wählen Sie das Register „FreeMail“.
  • Tragen Sie unter „WEB.DE Nutzer“ Ihre E-Mail-Adresse ein und daneben das Passwort und klicken Sie auf Login.
  • Nun können Sie „E-Mail schreiben“ oder zum „Posteingang“ gehen.

Einstellungen

Wenn Sie angemeldet sind, finden Sie in der Menüleiste am linken Rand den Punkt auf „Einstellungen“. Gehen Sie die vielen Einstellmöglichkeiten durch.

Falls Sie ein eigenes E-Mail-Programm benutzen wollen, finden Sie auf der Registerkarte    Zugang    die Namen der web.de-Mailserver sowie bebilderte Konfigurationsanleitungen für gängige Clients.

Postfach bei T-Online einrichten

Zugangsdaten

Sie bekommen die Zugangsdaten in einem Brief zugeschickt, der die folgenden Angaben enthält:

Parameter Format Beispiel
Anschlusskennung 12 Ziffern 001234567890
Zugangsnummer 12 Ziffern 543210123456
Mitbenutzernummer 4 Ziffern, meist 0001 0001
persönliches Kennwort 8 Ziffern 21954328

Falls Sie die mitgelieferte T-Online-Software installiert haben, wird Ihnen eine Eingabemaske angezeigt, die ebenso aufgebaut ist wie der Brief mit den Zugangsdaten. Sie brauchen diese Zugangsdaten nur 1:1 einzugegeben.

Zu anderen Anbietern gibt es zwei Unterschiede:

  • Die Benutzerkennung besteht aus drei Teilen: Anschlusskennung, Zugangsnummer und Mitbenutzernummer.

E-Mail-Adresse aussuchen

Ihre E-Mail-Adresse besteht zunächst aus der 12-stelligen T-Online-Nr. (Zugangsnummer), gefolgt von „@t-online.de“. Sie können unter einer Adresse wie „543210123456@t-online-de“ Mails versenden und empfangen. Allerdings ist das keine schöne, merkbare Adresse, und deshalb sollten Sie sich im T-Online-Kundenmenü eine „Alias-Adresse“ zulegen.

  • Gehen Sie zur Adresse http://www.t-online.de/email-nutzen und melden Sie sich an.
  • Sie sehen einen Hinweis „Sie haben noch keine E-Mail-Adresse eingerichtet“. Klicken Sie auf E-Mail-Adresse einrichten.
  • Nun müssen Sie sich einen Namen ausdenken und eintragen. Klicken sie dann auf E-Mail-Adresse prüfen.
  • Wenn Ihre Wunschadresse schon vergeben ist, müssen Sie es mit einer anderen Adresse versuchen.
  • Wenn Ihre Wunschadresse noch frei ist, klicken Sie auf Weiter.

Nun haben Sie eine E-Mail-Adresse.

Auf T-Online-Software verzichten

Allerdings brauchen Sie die T-Online-Software überhaupt nicht, um Ihr Postfach zu verwalten. Sie können ohne Verlust von Komfort jedes gängige E-Mail-Programm verwenden, z. B. Thunderbird, Outlook Express, Outlook, Windows Live Mail und andere.

Besonders dann, wenn Sie außer einem Postfach bei T-Online weitere E-Mail-Adressen besitzen, ist aus Bequemlichkeitsgründen von der Installation der T-Online-Software abzuraten.

Falls Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, bilden Sie den Benutzernamen, indem Sie Anschlusskennung, Zugangsnummer und Mitbenutzernummer ohne Zwischenraum hintereinander notieren. Mit den Zahlen des Beispiels ergibt das 0012345678905432101234560001. Dabei ist eine Besonderheit zu beachten: Wenn die Zugangsnummer aus weniger als 12 Ziffern besteht, wird zwischen Zugangsnummer und Mitbenutzernummer eine Raute „#“ eingefügt.

Wollen Sie mehr über E-Mail-Zugangsdaten wissen?


Eigenen E-Mail-Client benutzen

Outlook und Outlook Express

Anleitung für E-Mail-Adresse name@anbieter.de

Kontodaten eingeben

  • Outlook bzw. Outlook Express starten
  • Extras - Konten -    E-Mail   
  • Hinzufügen - E-Mail
  • Angezeigter Name: name@anbieter.de Weiter
  • E-Mail-adresse: name@anbieter.de Weiter
  • Der Posteingangsserver ist ein IMAP Server
  • Posteingangsserver: imap.anbieter.de
  • Postausgangsserver: smtp.anbieter.de Weiter
  • Kontoname: name@anbieter.de
  • Kennwort: ***** Weiter Fertigstellen

Im Fenster "Internetkonten" den neuen Eintrag "anbieter.de" markieren, Eigenschaften

  • Im obersten Feld „anbieter.de“ durch „name@anbieter.de“ o. ä. ersetzen
  • Registerkarte    Server    wählen
  • Haken setzen bei „Server erfordert Authentifizierung“
  • Einstellungen
  • Im Fenster "Postausgangsserver"
    • zuerst einen Punkt setzen vor „Anmeldung mit“
    • dann den Punkt vor „Gleiche Einstellungen ...“ setzen, OK
  • Übernehmen OK Schließen

Möchten Sie Ordner vom hinzugefügten Mailserver downloaden? Ja

  • Ordner „Posteingang“ markieren, OK

Konto konfigurieren

Außerdem empfehlenswert:

  • Extras - Optionen -    Lesen   : Haken entfernen vor "Nachricht nach 5 Sekunden als gelesen markieren"
  • Extras - Optionen -    Sicherheit   : Haken entfernen vor „Speichern oder Öffnen von Anlagen, die möglicherweise einen Virus enthalten könnten, nicht zulassen“, Übernehmen, OK
  • Ansicht - Layout: Haken entfernen vor „Vorschaufenster anzeigen“, Übernehmen, OK

Möchten Sie Ordner vom hinzugefügten Mailserver downloaden? Ja Synchronisieren

Thunderbird

Anleitung für E-Mail-Adresse name@anbieter.de

Kontodaten eingeben

  • Mozilla Thunderbird starten
  • Extras - Konteneinstellungen
  • Unten links auf „Konten-Aktionen“ klicken, „E-Mail-Konto hinzufügen“
  • Geben Sie Ihren Namen, die E-Mail-Adresse name@anbieter.de und das Passwort ein. Klicken Sie dann auf Weiter
  • Die Einstellungen für Posteingangs- und -ausgangs-Server findet Thunderbird automatisch, wenn es sich um einen bedeutenden Anbieter handelt. Andernfalls müssen Sie auf Bearbeiten klicken und die Daten eintippen.
  • Wählen Sie aus, welches Protokoll Sie benutzen wollen: POP3 oder IMAP.
  • Klicken Sie auf Konto erstellen

Nun werden Ihre E-Mails automatisch empfangen. Sie können Ihre E-Mails auch manuell abrufen indem Sie auf „Abrufen“ klicken.

Windows Mail

Windows Live Mail ist nicht Bestandteil von Windows 7, sondern muss aus dem Internet heruntergeladen und installiert werden.

Kontodaten eingeben

Starten Sie Windows Live Mail und klicken Sie auf „E-Mail-Konto hinzufügen“.

  • E-Mail-Adresse: name@anbieter.de Weiter
  • Kennwort speichern: Haken setzen
  • Anzeigename: Legt den Namen fest, der Ihrer E-Mail-Adresse zugeordnet und bei ausgehenden Nachrichten im Feld Von: angezeigt wird. Beispiel: Vor- und Familienname
  • Setzen Sie den Haken bei „Servereinstellungen für das E-Mail-Konto manuell konfigurieren“, Weiter
  • Der Posteingangsserver ist ein POP3-Server (Voreinstellung belassen)
  • Posteingangsserver: pop3.anbieter.de
  • Anmelde-ID: name@anbieter.de oder nur name
  • Postausgangsserver: smtp.anbieter.de Weiter
  • Haken setzen bei „Postausgangsserver erfordert Authentifizierung“
  • Weiter
  • Eventuell Haken setzen bei „Dieses Konto als Standard-E-Mail-Konto festlegen“, Fertigstellen

Konto konfigurieren

Klicken Sie nun im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen des neuen Kontos, dann mit links auf „Eigenschaften“.

  • In das oberste Feld der Registerkarte „Allgemein“ denjenigen Namen eingeben, mit dem dieses Konto in der Kontoliste bezeichnet werden soll. Beispiele: name@anbieter.de oder Vor- und Familienname o. Ä.
  • Registerkarte    Erweitert    wählen
  • Wichtig: Haken setzen bei „Kopien aller Nachrichten auf dem Server belassen“
  • Übernehmen OK Schließen
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Weitere Möglichkeiten

Nachrichtenregeln

Nachrichtenregeln sind ein wertvolles Mittel, für Übersicht zu sorgen und sich die Arbeit zu erleichtern. Mit Nachrichtenregeln kann man automatisieren, was mit bestimmten Arten von E-Mails geschehen soll: Löschen, weiterleiten, farblich markieren, in einen Unterordner verschieben und anderes. Leider funktionieren Nachrichtenregeln nur mit POP3-Postfächern.

Beispiel mit Outlook Express

Probieren wir das an einem Beispiel aus: Alle E-Mails eines bestimmten Absenders sollen rot markiert werden.

Klicken Sie auf Extras - Nachrichtenregeln - E-Mails. Tragen Sie im Fenster „Neue E-Mail-Regel“ folgendes ein:

1. Bedingungen für die Regel Enthält den Absender "Absender" in der "Von:"-Zeile
2. Aktionen für die Regel Mit der Farbe "..." hervorheben
3. Regelbeschreibung wird automatisch erzeugt
4. Name der Regel ist wichtig, wenn es mal viele Regeln geben sollte

In der Regelbeschreibung sind "Absender" und "..." blau hervorgehoben. Klicken Sie darauf. Sie können sogar mehrere Absenderadressen aus dem Adressbuch auswählen, deren E-Mails farblich hervorgehoben werden sollen. Klicken Sie abschließend auf OK.

Die Regel wird auf alle zukünftig eintreffenden E-Mails angewandt werden. Wenn Sie im Fenster "Nachrichtenregeln" auf "Anwenden" klicken, wird die Regel sogar auf die vorhandenen E-Mails angewandt.

Beispiel mit Thunderbird

E-Mail Thunderbird Filterregel Ebay überboten.JPG

Wir wollen alle Nachrichten von Ebay, die das Wort „überboten“ enthalten, als Nachrichten von „Hoher Priorität“ kennzeichnen.

  • Unter Extras auf Filter klicken. Wählen Sie, für welche Adresse die Filterregel gelten soll, klicken Sie dann auf Neu.
  • Geben Sie dem Filter einen sinnvollen Namen, z. B. „Ebay überboten“
  • Wählen Sie „Von“ „enthält“. Schreiben Sie „Ebay“ in das dritte Feld und klicken Sie auf das Pluszeichen. Es erscheint eine Zeile für die nächste Bedingung.
  • Wählen Sie in der zweiten Bedingungszeile „Inhalt“ „enthält“ und schreiben Sie „überboten“ in das dritte Feld.
  • Unter „Auszuführende Aktionen“ wählen Sie „Priorität ändern auf:“ und „sehr hoch“.
  • Klicken Sie auf OK und schließen Sie das Fenster.

Die Regel wird auf zukünftig eintreffende Mails angewandt. Wenn Sie auf „Extras“ - „Filter auf Ordner anwenden“ klicken, wird die Regel auch für vorhandene Mails angewandt.

Allerdings wird die Spalte „Priorität“ in der Standardeinstellung nicht angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Stelle in der Kopfzeile der Liste (wo „Betreff“ und „von“ und „Datum“ steht). Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie auswählen können, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Kann man Spam unterdrücken?

Könnte man nicht eine Regel erstellen, die alle E-Mails automatisch löscht, in deren Betreffzeile das Wort „Viagra“ vorkommt? Das könnte man, aber es hilft wenig. Professionelle Spam-Versender verstümmeln das Schlüsselwort, so dass Menschen es noch erkennen, der Computer aber nicht. Auch das Sperren der Absenderadresse hilft nicht, die Adresse ändert sich ständig.


Versenden mit einem Klick

Möchte man einen Link anlegen, um komfortabel eine E-Mail zu verschicken, gibt es folgende Möglichkeiten:

Rechtsklick auf Desktop, Neu, Verknüpfung. In das Feld "Geben Sie den Ort des Objektes ein:" kann man eingeben:

Als Teil einer Webseite sieht das erste Beispiel so aus:

<a href="mailto:info@eifert.net">E-Mail an Firma Eifert</a>

Auf einer Webseite (und in einem Wiki) dürfen Umlaute und Sonderzeichen nicht vorkommen. Im Body müssen Leerzeichen durch %20 ersetzt werden. %0d und %0a für neue Zeile verwenden. Mehr dazu siehe http://de.selfhtml.org/html/verweise/email.htm

Beispiel

[mailto:klaus@eifert.net?subject=Passwortwunsch&body=Bitte%20bei%20Auswahl%20eines%20Passwortes%20beachten:%0d%0aEs%20muss%20mindestens%20einen%20Gro%DFbuchstaben,%20mindestens%20einen%20Kleinbuchstaben,%20sowie%20mindestens%20eine%20Ziffer%20enthalten%20und%20mindestens%207%20Zeichen%20lang%20sein.%0d%0a%0aMein%20Wunsch-Passwort%20lautet:%20 Passwort]

ergibt Passwort

Der Start des Mailprogramms ist auch durch eine Batchdatei möglich, indem man "Start davorschreibt:

start Mailto:klaus@eifert ... usw. 

Leider kann der Parameter "body" nicht angegeben werden, weil MS das Zeichen "&" anders interpretiert.

MAILTO in das Kontextmenü eintragen

Trägt man als Ziel einer Verknüpfung ein

       mailto:helpdesk@firma.de

kann man das Absenden einer EMail an eine bestimmte Adresse erleichtern, auch ohne ein bei Viren so beliebtes Adressbuch zu benutzen.

Legt man eine Kopie dieser Verknüpfung in den Ordner

 C:\WINDOWS\SendTo

oder

 %userprofile%\SendTo

oder

 %AllUsersProfile%\SendTo

genügt zukünftig ein Rechtsklick auf eine Datei, dann links auf "Senden an" klicken, Adressat auswählen - und die Datei wird abgeschickt (verschoben)!

Sie können den Ordner auch öffnen, indem Sie Start - Ausführen starten und %userprofile%\SendTo eintippen!

Sie können auch Verknüpfungen zu wichtigen Ordnern in diesem Verzeichnis anlegen.

Sichern und Archivieren

Was ist der Unterschied zwischen „Sichern“ und „Archivieren“?

  • Eine Sicherung soll vor unerwarteten Vorfällen schützen, beispielsweise einem Festplattenausfall oder einem versehentlichen Löschen. Wenn man auf einen neuen PC umziehen möchte, braucht man ebenfalls eine Sicherung. Eine Datensicherung sollte ausreichend oft erfolgen. Die Daten müssen in einer solchen Form gespeichert werden, dass eine originalgetreue Wiederherstellung möglich ist. Die gesicherten Daten brauchen meist nicht lange aufbewahrt werden.
  • Die Archivierung soll den Speicher des Computers entlasten und mehr Übersicht in den verbleibenden Daten schaffen. Die Daten dürfen in eine andere als die originale Form umgewandelt werden (auch Ausdrucken und Abheften wäre eine Möglichkeit) und müssen langfristig aufbewahrt werden.

Das Adressbuch sichern

Windows XP

Das persönliche Adressbuch befindet sich typischerweise im Ordner „C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Address Book“ und ist an der Dateiendung .WAB (Windows AdressBuch) zu erkennen. Suchen Sie gegebenenfalls nach Dateien vom Typ .WAB, unter Einbeziehung versteckter Verzeichnisse.

Angenommen, S: ist der Laufwerksbuchstabe Ihrer externen Festplatte. Dann genügt für die Sicherung der Adressbücher aller Benutzer, an der Eingabeaufforderung den folgenden Befehl einzutippen:

xcopy c:\*.wab s: /s

E-Mails

Outlook Express

Über Extras - Optionen - Wartung - Speicherordner finden Sie das Verzeichnis mit den E-Mails. Alle Dateien mit der Dateiendung .DBX müssen gesichert werden. Am einfachsten geht das an der Eingabeaufforderung mit dem Befehl

xcopy c:\*.dbx s: /s

Kontendaten und -passwörter sichern

In Outlook Express „Extras” und „Konten…” öffnen. Im Fenster „Internetkonten” die Registerkarte „E-Mail“ wählen. Nacheinander jede einzelne Kontendefinition in ein geeignetes Verzeichnis exportieren. Dadurch werden alle Kontendaten einschließlich Passwort gesichert.

Auf dem neuen PC bzw. neuen Betriebssystem werden dann alle diese .iaf Dateien importiert. Anschließend muss Outlook Express neu gestartet werden.

Wollen Sie mehr über Sichern von E-Mails wissen?

siehe auch Archivieren


E-Mails archivieren

Bestimmt haben Sie einige E-Mails, die Sie gern länger aufbewahren möchten. Bei geschäftlich relevanten E-Mails sind Sie sogar gesetzlich verpflichtet, diese sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. Die großen E-Mail-Provider benutzen hochwertige Server und sichern die Daten regelmäßig. Insofern sind Ihre E-Mails relativ sicher, solange sie sich auf dem Server des Providers befinden. Allerdings wird irgendwann der für Sie bereitgestellte Speicherplatz erschöpft sein, so dass Sie beginnen müssen, E-Mails zu löschen und zu archivieren. Wenn Sie zu einem neuen Provider wechseln, wird der alte Ihre E-Mails löschen, Sie müssen also rechtzeitig die erhaltenswerten Mails sichern.

Bedenken Sie außerdem, dass Sie eine versehentlich vom Server des Providers gelöschte E-Mail nicht wiederherstellen können - es gibt keinen Papierkorb wie auf dem Windows-Desktop.

Wenn Sie eine E-Mail geöffnet haben, können Sie über „Datei“ „Speichern als ...“ ein Verzeichnis für die Archivierung auswählen. Besonders vorteilhaft: Sie können der Mail vor dem Speichern einen übersichtlichen Namen geben. Wenn Sie eine weitere Mail speichern wollen, ist das zuletzt benutzte Verzeichnis voreingestellt.

Falls Sie POP3- Konten mit Outlook Express verwalten, ist es noch einfacher: Sie brauchen die Mails nicht zu öffnen. Markieren Sie die beliebig viele Mails und ziehen Sie die E-Mails einfach aus dem Postfach in einen Dateiordner.

Wollen Sie mehr über Archivierung von E-Mails wissen?

siehe auch Sichern



  1. GMX: imap nicht in allen Tarifen