Kleiner Praxisratgeber Nummernsysteme

Dieses Buch steht im Regal Informationswissenschaft.

Einleitung

Nummernsysteme begegnen uns tagtäglich, beim Einkaufen (EAN-Nummern als Barcodes auf Waren im Einzelhandel, ISBN- und ISSN-Nummern im Buch- bzw. Zeitschriftenhandel, Bestellnummern) im Straßenverkehr (Kfz-Kennzeichen, Fahrgestellnummer), im Internet (IP-Adressen), Telefonvorwahlnummern, Postleitzahlen, Steuernummern, die Kapitel in diesem Buch. Auch die Zeit unterteilen wir mit einem Nummernsystem in Jahre, Monate, Tage, Stunden und Minuten und damit ist die Aufzählung noch nicht annähernd Vollständig.

Auch wenn es die eine oder den anderen beängstigt, wie oft und was alles auf eine Nummer „reduziert“ wird, so gibt es dennoch eine ganze Reihe gewichtiger Argumente für die Verwendung von Nummernsystemen. Insbesondere dort, wo viele verschiedene „Dinge“ gehandhabt werden und/oder wo mehrere Personen damit arbeiten ist ein gutes Nummernsystem zur eindeutigen Identifizierung nahezu unverzichtbar.

Es lassen sich jedoch immer wieder Nummernsysteme finden, die „auf die Schnelle“ konzipiert wurden und wenig durchdacht sind. Anfänglich wird dies kein Problem darstellen, im Laufe der Zeit kehrt sich dies jedoch sehr oft bis fast immer ins Gegenteil – und wenn ein Nummernsystem erst einmal etabliert ist, wird eine Umstellung auf ein anderes System immer mit sehr viel Aufwand und Risiko verbunden sein. Das ließe sich jedoch vermeiden, wenn bereits in der Konzeptphase gründlich gearbeitet wird.

Die oben verwendete Bezeichnung „Dinge“ ist ganz bewusst sehr schwammig gehalten, denn es spielt keine Rolle, wofür ein Nummernsystem erstellt wird. Das können physische „Dinge“ sein, die sich anfassen lassen aber auch Informationen in z. B. einem Adressbuch, einer E-Mail-Verteilerliste, einem Fragenkatalog, ein Orientierungssystem (Raumnummern, Wegpunkte), eine Ideensammlungen, etc. – auch diese Aufzählung kennt kaum ein Ende.

Ziel dieses Projektes ist es, eine kurze Einführung in das Entwerfen von Nummernsystemen zu bieten, mit der in der Praxis gearbeitet werden kann und die als Einstieg in die weitergehende Theorie von Nummernsystemen dient.

Begriffsdefinitionen

Barcode

Barcode, QR-Code und andere grafische Darstellungsformen dienen der leichteren Lesbarkeit von z. B. Nummern durch IT-Systeme und stellen somit keine eigenen Nummernsysteme dar.

Element

Als Element werden die einzelnen Bestandteile einer Nummer bezeichnet.

Präfix

Als Präfix wir die vorangestellten Elemente einer Nummer bezeichnet.

Prüfziffer

Die Prüfziffer wird mathematisch ermittelt. Mit ihr wird eine Nummer auf Richtigkeit überprüft.

Suffix

Als Suffix werden die letzten Elemente einer Nummer bezeichnet.

In diesem Projekt wird als „praktisch“ angesehen, was sich im Alltag auch realisieren lässt. Das wird vor allem auch durch Zeit- und Kostenaufwand beeinflusst.

Arten von Nummernsystemen

Bei Nummernsystemen werden in zwei grundsätzliche Arten unterschieden: systematische Nummernsysteme und systemfreie Nummernsysteme.

Systematische Nummernsysteme

Als systematisch werden Nummernsysteme bezeichnet, wenn in ihnen klassifizierende Informationen codiert werden. D. h. wenn aus der Nummer bzw. aus einem Teil von ihr hervorgeht, welcher Klasse (Kategorie, Art, etc.) das nummerierte Objekt zugeordnet ist.

Übrigens ist mit Codierung in diesem Zusammenhang nicht zwangsläufig auch ein Geheimcode gemeint, da viele Codes legal öffentlich zugänglich sind.

Teilsprechende Nummernsysteme

Ein Teil einer Nummer aus einen teilsprechenden Nummernsystem enthält eine oder mehrere Informationen über Klassen, Gruppen, Arten, Kategorien, etc., denen das nummerierte Objekt zugeordnet ist. Als Beispiel hierfür ein deutsches Fahrzeugkennzeichen: RS AB 1234 – Die ersten beiden Stellen (RS) codieren die Information, welches Straßenverkehrsamt diese Kennnummer vergeben hat. In diesem Fall das Straßenverkehrsamt der Stadt Remscheid. Die weiteren Elemente der Kennnummer (AB 1234) enthalten grundsätzlich keine weitere Information und dienen nur der Identifikation. Lediglich über Datenbanken lassen sich weitere Informationen über z. B. den Fahrzeughalter ermitteln.

Mit einem teilsprechenden Nummernsystem lässt sich einerseits eine Zuordnung realisieren (z. B. „Gemeinde Remscheid“) andererseits aber auch eine beliebige wenn auch nicht unbegrenzte Anzahl an Objekten (hier: Fahrzeuge) identifizieren. Für die absolute Identifikation ist aber immer die gesamte Nummer notwendig.

Nachteilig ist bei teilsprechenden Nummernsystemen, dass sich der sprechende Teil in der Regel nur sehr problematisch und mit viel Aufwand erweitern lässt.

Vollsprechende Nummernsysteme

Bei vollsprechenden Nummernsystemen ist in jedem Element der Nummer eine Information codiert, wobei die Nummer nicht zwangsläufig aus mehreren Elementen bestehen muss.

Ein Beispiel für ein vollsprechendes Nummernsystem ist das fünfstellige Postleitzahlensystem in Deutschland, in dem der Reihe nach folgende Informationen codiert sind: Zone (erste Stelle), Region (zweite Stelle), Leitbereich (dritte bis fünfte Stelle)

Mit vollsprechenden Nummernsystemen lassen sich sehr detaillierte Zuordnungen realisieren; es ist jedoch nicht möglich mehrere Objekte identifizierbar einer Nummer zu zuordnen. So können zwar mehrere Personen unter derselben Postleitzahl erreichbar sein, alleine diese Zahl würde aber nicht ausreichen, um den Empfänger z. B. eines Briefes eindeutig zu identifizieren.

Eine Erweiterung eines vollsprechenden Nummernsystems ist in der Regel sehr problematisch und mit viel Aufwand verbunden.

Systemfreie Nummernsysteme (Nichtsprechende Nummernsysteme)

Systemfreie Nummernsysteme – das mag zuerst widersprüchlich erscheinen. Während das „System“ in „Nummernsysteme“ aber meint, dass es eine bestimmte Ordnung bei der Erstellung oder Vergabe einer Nummer gibt, so meint das „System“ in „systemfrei“, dass in der Nummer keine Informationen systematisch, also einer Ordnung folgend, codiert sind.

Das einfachste Nicht-Sprechende Nummernsystem ist das pure Durchzählen (1, 2, 3, 4…) von Objekten (Zählnummer). Jedes gezählte Objekt erhält eine Nummer und wird dadurch als gezählt „gekennzeichnet“. In welcher Reihenfolge die Objekte letztlich mit einer Nummer versehen, sprich gezählt wurden, spielt keine Rolle. Dennoch gibt es bei der Vergabe einer solchen Nummer ein System: jedes nächste zu zählende Objekt bekommt die um eins erhöhte Nummer des vorhergehend gezählten Objektes.

Vorteil einer reinen Zählnummer ist, dass sie (theoretisch) unbegrenzt viele Objekte erfassen kann.

Parallelnummernsystem

Das Parallelnummernsystem kombiniert eine Zählnummer mit einer vollsprechenden Nummer. Währende die Zählnummer zur eindeutigen Identifizierung dient, enthält der vollsprechende Nummernteil Klassifikationsinformationen. Die eindeutige Identifizierung erfolgt ausschließlich über den zählenden Nummernteil, während der sprechende Teil eine Zuordnungshilfe darstellt. Somit gleicht es zwar einem teilsprechenden Nummernsystem, unterscheidet sich hiervon aber dadurch, dass der sprechende Teil nicht zur Identifikation genutzt werden kann.

Vorteilhaft bei diesem System ist, dass sowohl eine theoretisch unbegrenzte Zählnummer als auch ein flexibler zu erweiternder sprechender Nummernteil realisiert werden kann.

Problematiken verschiedener Nummernsysteme

Ein nicht zu verachtender Nachteil sprechender bzw. teilsprechender Nummernsysteme ist, dass es zu „Grenzgängern“ kommen kann. D. h. es gibt Elemente die zwei oder mehr Nummernbereichen zugeordnet werden können. Ursache hierfür kann eine ungenaue Definition des Nummernsystems, eine veränderte Ausgangssituation aber auch ein zu stark gegliedertes Nummernsystem sein.

Ungenaue Definition

Zur Verdeutlichung definieren wir ein teilsprechendes Nummernsystem für eine Möbelfabrik. Für die Art der Möbelstücke werden u. a. festgelegt:

01. Kücheneinrichtungen
02. Wohnzimmereinrichtungen
03. Elektrogeräte
04. Schlafzimmereinrichtungen
05. Kinderzimmereinrichtungen

Weiterhin wird jedem Möbelstück eine sechsstellige fortlaufende Nummer zugeordnet. Die fortlaufenden Nummern werden für jede Möbelart unabhängig vergeben und können somit doppelt vorkommen (z. B. 02.123456 für eine Couch und 05.123456 für ein Kinderbett).

Dieses teilsprechende Nummernsystem ist ungenau definiert, da Elektrogeräte z. B. sowohl in der Küche als auch im Wohnzimmer vorkommen können. Somit könnte eine Mikrowelle sowohl 01. als auch 03. zugeordnet werden. Abhilfe kann hier durch eine präzisere Definition wie z. B. „01. Kücheneinrichtungen ohne Elektrogeräte“ geschaffen werden.

Um ungenaue Definitionen zu vermeiden ist es daher notwendig, in jeder Hierarchiestufe auf „Artenreinheit“ zu achten, also keine Unterteilung in Bereiche die grundlegend unterschiedlicher Natur sind.

Negativbeispiel

01. Holzmöbel
02. Metallmöbel
03. Kunststoffmöbel
04. Sitzmöbel

Die ersten drei Punkte sind gut, hier wird nach Material unterschieden doch der vierte Punkt hat in dieser Ebene nichts zu suchen, da Sitzmöbel auch aus Holz, Metall oder Kunststoff sein können. So ließe sich ein Holzstuhl sowohl unter 01. als auch unter 04. einordnen.

Die ungenaue Definition sollte nicht mit einer groben Unterteilung verwechselt werden. Grobe Unterteilungen sind in der Regel unproblematisch. Zur Verdeutlichung für die oben genannte Möbelfabrik wäre z. B. eine Unterteilung nach Gewicht:

01. Teile mit einem Gewicht bis max. 1 kg
02. Teile mit einem Gewicht von >1 kg bis max. 5 kg
03. Teile mit einem Gewicht von >5 kg bis max. 10 kg
04. Teile mit einem Gewicht von mehr als 10 kg

Weiterhin wird jedem Teil eine sechsstellige fortlaufende Nummer zugeordnet. Dieses Nummernsystem ist zwar sehr grob unterteilt, jedoch wird jedes Teil eindeutig eingeordnet werden können.

Zu stark gegliedertes Nummernsystem

Zur Verdeutlichung unterteilen wir das Nummernsystem der oben genannten Möbelfabrik erheblich:

05. Kinderzimmereinrichtungen
05.01 Schlafmöbel
05.01.01 Hochbetten
05.01.01.01 Hochbetten bis 1,0 m Körpergröße
05.01.01.02 Hochbetten bis 1,1 m Körpergröße
05.01.01.03 Hochbetten bis 1,2 m Körpergröße
05.01.01.03.01 Matratze
05.01.01.03.02 Lattenrost
05.01.01.03.03 Rahmen
05.01.01.03.04 Untergestell
05.01.01.03.04.01 Hochstreben
05.01.01.03.04.02 Querstreben
05.01.01.03.04.03 Längsstreben
05.01.01.03.04.03.01 Holzstreben
05.01.01.03.04.03.02 Kunststoffstreben
05.01.01.03.04.03.02.01 Versteifungswinkel
05.01.01.03.04.03.02.01 Befestigungsmaterial
05.01.01.03.04.03.02.01.001 Mutter M6
05.01.01.03.04.03.02.01.002 Nagel 20 mm
05.01.01.03.04.03.02.01.003 Befestigungsclip Größe 2
05.01.01.03.04.03.02.01.004 Befestigungsclip Größe 3
05.01.01.03.04.03.03 Metallstreben
05.01.01.03.04.03.03.01 Streben
05.01.01.03.04.03.03.01.001 Streben 1,0 m
05.01.01.03.04.03.03.01.002 Streben 1,5 m
05.01.01.03.04.03.03.01.003 Streben 2,0 m
05.01.01.03.04.03.03.02 Versteifungswinkel
05.01.01.03.04.03.03.02.001 90-Grad-Winkel
05.01.01.03.04.03.03.03 Befestigungsmaterial
05.01.01.03.04.03.03.03.001 Schraube M8 x 40
05.01.01.03.04.03.03.03.002 Befestigungsclip Größe 2
05.01.01.03.04.03.03.03.003 Mutter M8
05.01.01.03.04.03.03.03.004 Schraube M8 x 20

Nach acht Gliederungspunkten folgt eine dreistellige fortlaufende Nummer.

Bei diesem Nummernsystem lässt sich zwar für jedes Teil präzise sagen, wo es verbaut wird aber der Befestigungsclip Größe 2 hat gleich zwei verschiedene Nummern: 05.01.01.03.04.03.02.01.003 und 05.01.01.03.04.03.03.03.002. Darüber hinaus wird wohl niemand mehr in der Lage sein, sich ein solches Nummernsystem vollständig zu merken – um dann noch sagen zu können, wo ein Teil verwendet wird, bedarf es dann eines Nachschlagewerkes. Dadurch wird der „sprechende“ Teil der Nummer „nichts-sagend“; schließlich lassen sich auch nichtsprechende Nummern in Nachschlagewerken prüfen. Dort lässt sich dann auch der Verwendungszweck nachschlagen.

Darüber hinaus wird es unmöglich sein in einen solchen Nummernsystem Baugruppen einzuordnen. Wenn ein Lieferant z. B. eine Metallstreben mit bereits angeschraubten Versteifungswinkeln und einer Länge von 1,5 m liefert, dann kann dieser Zusammenbau weder unter „05.01.01.03.04.03.03.01.002 Streben 1,5 m“ noch unter „05.01.01.03.04.03.03.02.001 90-Grad-Winkel“ eingeordnet werden.

Normteile

Ein klassisches Beispiel für „Grenzgänger“ sind auch immer Normteile wie z. B. Schrauben, Muttern, Zylinderstifte, etc., da diese Art von Bauteilen durch die Normung dafür geschaffen wurden oft und an verschiedenen „Orten“ eingesetzt zu werden. Selbst bei einer groben Unterteilung in z. B. „Küchenmöbel“ und „Nicht-Küchenmöbel“ ließe sich eine Schraube in beide Gruppen einordnen.

Veränderte Ausgangssituation

Zur Verdeutlichung definieren wir für eine Möbelfabrik, die ausschließlich Schränke fertigt, ein Nummernsystem, das zwar nicht simpel aber auch nicht zu detailliert ist:

01.      Kücheneinrichtungen
01.01.   Schrankkörper
01.02.   Fronten
01.03.   Unterbauten
02.      Wohnzimmereinrichtungen
02.01.   Schrankkörper
02.02.   Fronten
02.03.   Unterbauten
03.      Schlafzimmereinrichtungen
03.01.   Schrankkörper
03.02.   Fronten
03.03.   Unterbauten
04.      Kinderzimmereinrichtungen
04.01.   Schrankkörper
04.02.   Fronten
04.03.   Unterbauten
05.      Befestigungsmaterial und Zubehör

Ursprünglich wurden Unterbauten aus Holzrahmen gefertigt, die farblich an die Fronten angepasst waren. Nach einer Umstellung werden nun Unterbauten aus Kunststoffstreben verwendet, die mit einer Blende an die Fronten angepasst werden. Die Blenden sind nun den Fronten zuzuordnen. Da die neuen Unterbauten universell genutzt werden können, ist die Zuordnung zu vier verschiedenen Gruppen (01.03, 02.03, 03.03 und 04.03) möglich.

Warum sind das überhaupt Probleme?

Das ist ein bisschen vom System (des einzelnen Unternehmens) abhängig, in dem das Nummernsystem verwendet wird. Es mag Fälle geben, in denen die genannten „Probleme“ völlig unproblematisch sind, weil es sich eventuell um ein sehr kleines Unternehmen handelt oder weil diejenigen, die mit dem System arbeiten, ausreichend Erfahrung haben und geschult sind. Dieses werden in der Regel aber nur Ausnahmefälle sein. Insbesondere sollte hier auch daran gedacht werden, dass Unternehmen wachsen und erfahrene Mitarbeiter ausscheiden – spätestens dann, wenn sie in Rente gehen.

In der Regel werden die genannten Probleme im gesamten Durchlauf auftreten. Angefangen bei der Produktplanung, wo eventuell für ein schon existierendes Produkt eine zweite Nummer vergeben wird. Wird dann geprüft ob die Warenbestände noch reichen, kommt es vielleicht zu einer Nachbestellung obwohl der Warenbestand noch ausreichen würde.

Bei der Anlieferung der Ware im Wareneingang wird sie nur einer der möglichen Nummern zugeordnet, was zu falscher Einlagerung führt. Eventuell wird dann die Ware vom Verwaltungssystem als nicht geliefert erkannt und beim Lieferanten angemahnt. Möglich ist auch, dass eine Rechnung für die Bezahlung gesperrt wird, weil die Ware vermeintlich noch nicht angeliefert wurde.

Bei der Nutzung von Zollpräferenzen könnte es zu Lücken in der Dokumentation kommen, wodurch eventuell genutzte Steuerbegünstigungen durch die Behörden in Frage gestellt werden könnten.

Es gibt also eine Vielzahl von Möglichkeiten, um sich mit Fehlern in Nummernsystemen Ärger zu schaffen.

Berechnung der maximal möglichen Nummern eines Nummernsystems

In dem meisten Fällen werden Nummernsysteme auf Basis vielfältiger Überlegungen geschaffen. Die Anzahl der maximal möglichen Nummern spielt dabei eine nicht untergeordnete Rolle, da die meisten Nummernsysteme mehr mögliche Nummern bieten als benötigt werden. Interessant ist es trotzdem die Anzahl der möglichen Nummern zu berechnen, um auf Basis dieser Zahl das Nummernsystem bewerten zu können. Nach der Berechnung kann schnell klar werden, dass das entworfene Nummernsystem deutlich überdimensioniert ist.

Die Anzahl möglicher Nummern in einem Nummernsystem lässt sich relativ einfach ermitteln, in dem die möglichen Anzahlen jeder Stelle miteinander Multipliziert werden.

Für ein sehr simples Nummernsystem von 00 bis 99 bedeutet das:

1. Es gibt zwei Stellen.
2. Für jede Stelle sind 10 Zeichen möglich. (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
3. Daraus ergibt sich für dieses Nummernsystem eine maximale Anzahl von 100 Nummern. (10 x 10 = 100)

Für ein vergleichbares Nummernsystem, das jedoch Buchstaben (A-Z, ohne Umlaute und Ligaturen) statt Zahlen verwendet (AA bis ZZ) bedeutet das:

1. Es gibt zwei Stellen.
2. Für jede Stelle sind 26 Zeichen möglich. (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z)
3. Daraus ergibt sich für dieses Nummernsystem eine maximale Anzahl von 676 Nummern. (26 x 26 = 676)

Für eine Mischung aus beiden Nummernsystemen, bei dem ein Buchstabe und eine Zahl verwendet wird (A0 bis Z9) bedeutet das:

1. Es gibt zwei Stellen.
2. Für die erste Stelle sind 26 Zeichen Möglich. (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z)
3. Für die zweite Stelle sind 10 Zeichen möglich. (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
4. Daraus ergibt sich für dieses Nummernsystem eine maximale Anzahl von 260 Nummern. (26 x 10 = 260)

Wie viele Kombinationen sind bei einem Zahlenschloss möglich? Im Prinzip ist ein Zahlenschloss für z. B. Fahrräder oder Aktenkoffer mit einem Nummernsystem vergleichbar, bei dem einer Nummer die Information „offen“ und den restlichen Nummern die Information „geschlossen“ zugeordnet ist. Typischerweise haben die erwähnten Schlösser meist drei Stellen. Das bedeutet:

1. Es gibt drei Stellen
2. Für jede Stelle sind 10 Zeichen möglich. (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
3. Daraus ergibt sich für diese Zahlenschlösser eine Anzahl von 1.000 möglichen Kombinationen. (10 x 10 x 10 =1.000)

Wenn an einem Aktenkoffer zwei solcher Schlösser vorhanden sind, bedeutet das, dass es 2.000 Mögliche Kombinationen gibt. Warum 2.000 statt 1.000.000 (1.000 x 1.000)? Weil sich das erste Schloss spätestens nach der 1.000 sten Kombination öffnen wird – gleiches gilt für das zweite Schloss, da sich ja beide unabhängig voneinander öffnen.

Wie viele Kennzeichen könnte es in meiner Stadt geben? Die deutschen KFZ-Kennzeichen bestehen aus drei Teilen:

1. Einem Kürzel für die Gemeinde (z. B. HH für Hamburg, D für Düsseldorf, etc.)
2. Einer Kombination von 1-2 Buchstaben
3. Einer Kombination von 1-4 Zahlen

Wobei hier nur die Anzahlen für eine einzige Gemeinde betrachtet werden soll, daher spielt in diesem Fall der erste Teil mal keine Rolle.

Für 2) muss angemerkt werden, dass hier mindestens ein und maximal zwei Buchstaben verwendet werden. Ähnliches gilt für III., wo mindestens eine und maximal vier Zahlen verwendet werden. Das bedeutet für den zweiten Teil:

1. Es gibt zwei Stellen
2. Für die erste Stelle sind 26 Zeichen möglich. (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z – Stand: 26. Mai 2000 )
3. Für die zweite Stelle sind 27 Zeichen möglich. (Alle Zeichen der ersten Stelle plus Leerstelle, da die zweite Stelle auch entfallen kann!)
4. Daraus ergibt sich für den zweiten Teil der Kennzeichen eine maximale Anzahl von 702 Nummern. (26 x 27 = 702)

Für den III. Teil bedeutet das:

1. Es gibt vier Stellen.
2. Für die erste Stelle sind 9 Zeichen möglich. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 – aber nicht die 0)
3. Für die zweite, dritte und vierte Stelle sind 10 Zeichen möglich. (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 jedoch ohne Leerstelle!)
4. Für die zweite und dritte Stelle gilt jedoch, dass für sie nur dann ein Leerzeichen möglich ist, wenn mindestens eine weitere Stelle nachfolgt. Das heißt: 1 ist möglich, 22 ist möglich 333 ist möglich 4444 ist möglich, aber 1 3 oder 1 4 sind nicht möglich. Einfach lässt sich das berechnen, in dem alle vier Varianten (1-stellig, 2-stellig, 3-stellig und 4-stellig) getrennt berechnet und dann addiert werden.
5. Daraus ergibt sich für den dritten Teil der Kennzeichen eine maximale Anzahl von 9.999 Nummern. (1-stellig: 9; 2-stellig; 9 x 10 = 90; 3-stellig: 9 x 10 x 10 = 900; 4-stellig: 9 x 10 x 10 x 10 = 9000; Summe: 90 + 900 + 9.000 = 9.999)

Für das gesamte Kennzeichen, jedoch ohne Teil I. bedeutet das:

1. Teil II. ermöglicht maximal 702 Nummern
2. Teil III. ermöglicht maximal 9.999 Nummern
3. Daraus ergibt sich eine maximale Anzahl von 7.019.298 möglichen Nummern pro Gemeinde. (702 x 9.999 = 7.019.298)

Die größte deutsche Stadt Berlin hat gut 3 Millionen Einwohner – nicht jeder wird ein eigenes Fahrzeug haben, dafür werden andere gleich mehrere Fahrzeuge besitzen (z. B. Speditionen, Taxiunternehmen…). Dennoch wird die Anzahl möglicher Nummern noch ausreichend sein. Für kleine Gemeinden ist das Nummernsystem hingegen deutlich überdimensioniert.

Bei der Berechnung möglicher Anzahlen muss jedoch unterschieden werden zwischen theoretischer und realistischer Möglichkeiten. Häufig wird die Null beispielsweise als Möglichkeit per Definition ausgeschlossen. Wenn z. B. die Zimmer in einem Hotel mit Nummern versehen werden, dann wird wohl kein Hotelgast sich freuen, wenn er das Zimmer mit der 00 bekommt. Aus Aberglauben heraus verzichten viele Hotels darauf einem Zimmer oder einem Stockwerk die Nummer 13 zu geben. In Folge daraus hätte das Nummernsystem 00-99 nicht, wie oben beschrieben eine Anzahl von 100 möglichen Nummern je Etage, sondern lediglich 98.

Bei nur einzelnen Ausnahmen wird die maximale Anzahl möglicher Nummern in solchen Fällen wie oben beschrieben berechnet und anschließend die Ausnahmen (im genannten Beispiel also 2) subtrahiert (10 x 10 = 100, 100-2=98).

Wird jedoch irgend eines der theoretischen Zeichen grundsätzlich ausgeschlossen, dann muss für die Berechnung die tatsächliche Anzahl an Zeichen genutzt werden. Für ein simples Nummernsystem von 000 bis 999, bei dem jedoch die erste Stelle nicht Null sein darf bedeutet das:

1. Es gibt drei Stellen.
2. Für die erste Stelle sind 9 Zeichen möglich. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
3. Für die zweite und dritte Stelle sind 10 Zeichen möglich. (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
4. Daraus ergeben sich für dieses Nummernsystem eine maximale Anzahl von 900 Nummern (9 x 10 x 10 = 900)

Hinweis: in diesem Nummernsystem sind immer nur dreistellige Nummern möglich, da keine Leerstellen zugelassen wurden.

Prüfziffern

Besonders bei Nummernsystemen mit mehr als vier Stellen sowie bei solchen die nicht nur aus Ziffern bestehen, steigt die Gefahr von „Zahlendrehern“ und anderen Fehlern mit jeder Stelle. Wenn sich kleine und einfache Nummernsysteme nicht realisieren lassen, aber eine höhere Anforderung an die Richtigkeit der Nummern gefordert ist, dann kann das Nummernsystem um eine Prüfziffer ergänzt werden.

Mit Hilfe von Prüfziffern lassen sich Nummernsysteme auf Richtigkeit prüfen, in dem aus der eigentlichen Nummer eine Prüfziffer mittels mathematischer Algorithmen berechnet und angehängt wird. Sofern solche Nummern mit Prüfziffer in Computern (oder ähnlichen Geräten) eingegeben werden, kann eine Fehlermeldung generiert werden, wenn die Prüfziffer und die Nummer nicht zusammenpassen. Bei einer nicht-elektronischen Verwendung z. B. in Papierform oder mündlich wird eine solche Überprüfung hingegen in der Regel nicht praktikabel sein, da ausreichend sichere Algorithmen von durchschnittlichen Personen nicht im Kopf errechnet werden können.

Das berechnen solcher Prüfsummen würde den Rahmen dieses Buches sprengen, bei Bedarf wird hier auf den entsprechenden Wikipedia-Artikel (Prüfziffer) verwiesen. Um die Funktionsweise von Prüfziffern zu erläutern folgendes Beispiel eines simplen Systems: Nehme die Beispiel-Nummer 1234.

Als Prüfsumme wird die Quersumme definiert, es werden also alle Ziffern addiert: 1+2+3+4=10. Das ergibt dann zusammen: 1234-10

Bei der Eingabe einer falschen Kombination wie z. B. 1234-09 oder 1224-10 würde dann eine Fehlermeldung ausgegeben. Anzumerken ist jedoch, dass mit dieser Methode der Berechnung ein Zahlendreher nicht ausgeschlossen wird, da bei den Nummern 1234, 1243, 1324, etc. jeweils die Prüfziffer identisch ist. Daher sind besser entsprechend ausgefeilte Algorithmen zur Berechnung zu verwenden.

Führende Nullen

Auf dem Papier sind führende Nullen (z. B. 007) problemlos möglich, im Bereich der elektronischen Datenverarbeitung ist das jedoch nur bedingt so. In einer Tabellenkalkulation wie z. B. LibreOffice Calc oder Excel wird aus der Eingabe „0815“ schnell eine „815“. Auch wenn sich das in Tabellenkalkulationen relativ einfach verhindern lässt, gibt es noch eine ganze Reihe von Gründen auf führende Nullen zu verzichten – insbesondere dann, wenn das Nummernsystem in Computern etc. genutzt werden soll.

Auswahlkriterien für Nummernsysteme

Aufgrund der aufgezeigten Probleme, die Nummernsysteme mit sich bringen können, sollte in der Konzeptphase sehr sorgfältig gearbeitet werden. Fehler in der Planung lassen sich, wenn ein Nummernsystem erst einmal etabliert ist, nur noch mit viel Arbeit und Aufwand ausgleichen.

Wenn sie ein Nummernsystem entwickeln wollen (oder sollen), dann stellen sie sich zuerst einmal folgende Fragen:

• Wie lange wird das Nummernsystem wirklich genutzt? Kann es sein, dass es zwar als Übergangslösung gedacht ist, dann aber doch dauerhaft über Jahre oder Jahrzehnte genutzt wird?
• Welche Bedeutung hat das Nummernsystem für die „Organisation“ (Unternehmen, Verein, Schule, etc.)? Kann es passieren, dass sich diese Bedeutung ändern wird? (Ausweitung von einer kleinen Abteilung auf das gesamte Unternehmen…)
• Wie groß ist die Bereitschaft der Beteiligten, das neue Nummernsystem zu akzeptieren?
• Wer wird versuchen das Nummernsystem zu bekämpfen oder zu boykottieren? Und aus welchen Gründen?
• Welche Informationen müssen unbedingt im Nummernsystem codiert werden?
• Welche Informationen könnten zusätzlich im Nummernsystem codiert werden?
• Welche Informationen sollten auf keinen Fall im Nummernsystem codiert werden? (Datenschutz! Uhrzeiten könnten z. B.. Rückschlüsse auf Arbeitszeiten oder Arbeitsgeschwindigkeiten von Mitarbeitern ermöglichen)
• Welche Informationen werden im späteren Alltag tatsächlich genutzt? (Nicht: Welche Informationen sollten genutzt werden?)
• Gibt es Alternativen um weiter Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne sie in dem Nummernsystem zu codieren? (Wenn sie z. B. den Werkstoff in einer Artikelnummer mit codieren, diese Information aber nur bei Bestellungen benötigen und dieser zusätzlich im Datenstamm der Bestellsoftware hinterlegt ist, dann ist die Codierung in dem Nummernsystem vermutlich überflüssig.)
• Seien sie ehrlich: Wird „das“ wirklich benötigt oder ist es einfach nur „schick“? Wollen sie sich mit einem System belasten, dass zwar toll aussieht, wenn es einem Kunden, Lieferanten, Auditoren, etc. vorgestellt wird, aber im Tagesgeschäft unhandlich ist?
• Wie oft wird das Nummernsystem außerhalb von Datenbanken oder anderen IT-Systemen genutzt? Bei der Nutzung außerhalb solcher Systeme können codierte Informationen nützlich sein – aber innerhalb von Datenbanken (etc.) sollten Informationen möglichst sauber voneinander getrennt werden. Materialinformationen in der Artikelnummer zu codieren und zusätzlich im Feld „Werkstoff“ hinterlegen ist nicht sinnvoll, sofern diese Information ausschließlich oder hauptsächlich in diesem System genutzt wird.

Grundsätzlich gilt in vielen Bereichen und so auch für Nummernsysteme: Soviel wie nötig aber so wenig wie möglich!

Beherzigen sie diesen Satz und prüfen sie jedes Element ihres Nummernsystems dahingehen, ob es wirklich notwendig ist, denn sehr viele sprechende Elemente in Nummernsystemen werden in der Praxis nicht benötigt.

Ein simples System für eine einmalige ID-Nummer ohne IT Unterstützung

Es gibt immer wieder Fälle, in denen es wichtig ist eine einmalige Identifikationsnummer (ID) zu vergeben, gleichzeitig aber keine IT-System zur Verfügung steht mit dem sich das realisieren ließe.

Sofern ein IT-System (PC, Terminal, Tablett, Handy, etc.) verfügbar ist, lässt sich problemlos eine neue und einmalige Nummer erstellen, ohne wird es jedoch schwierig. Sicherlich könnte einfach durchgezählt werden (1, 2, 3,…) aber wie viele können sich am Montagmorgen noch mit ausreichender Sicherheit daran erinnern, ob sie am Freitag mit 914763 oder mit 914762 aufgehört haben zu zählen? Sobald mehr als nur eine Person solche ID vergibt, wird es grundsätzlich unmöglich…

Abhilfe kann hier ein „Nummernsystem“ schaffen, das wir sowieso schon benutzen und das nahezu immer und überall verfügbar ist: Datum und Uhrzeit. Verbunden mit einem Zentral im Unternehmen vergebenen Namenskürzel lassen sich so einmalige ID ohne technischen Aufwand schaffen.

Beispiel: Frau Wicky Buhks bekommt das Kürzel WB. Jedes Mal, wenn sie eine einmalige ID benötigt schreibt sie ihr Kürzel, Jahr, Monat, Tag, Stunde und Minute auf. Am 22.04.2014 um 16:45 Uhr würde das wie folgt aussehen: WB201404221645

Mit diesem System müsste Frau Buhks sich nur noch merken, welche ID sie in der letzten Minute vergeben hat. Das Rückwärtsschreiben des Datums (Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute) hat den Vorteil, dass bei einer späteren Eingabe der Nummern diese automatisch in die richtige Reihenfolge gebracht werden.

Problematisch könnte es werden, dass dieses Nummernsystem in gewisser Weise sprechend ist, da es den Zeitpunkt der Nummernerstellung verschlüsselt. Um daraus entstehende Probleme zu vermeiden, kann vorab vereinbart werden, dass das System als nicht-sprechend behandelt wird und die vorhandene Zeitinformation nicht zu Auswertungen etc. genutzt wird.

Eine kleine Beispielsammlung

EAN-Nummer

Die European Article Number (EAN) dient der eindeutigen Identifizierung von Waren und wird als Barcode auf Verpackungen aufgedruckt. Mittels dieser im Barcode dargestellten Nummern können z. B. Scannerkassen eine Ware im Supermarkt schnell erkennen und ihm aus einer Datenbank einen Verkaufspreis zuordnen. Neben der höheren Geschwindigkeit im Vergleich zur manuellen Eingabe werden auch Tippfehler vermieden.

Der EAN-13 besteht aus 13 Ziffern. Die ersten drei Ziffern sind der Länderpräfix, der Auskunft darüber gibt, in welchem Land die Nummer vergeben wurde. (Deutschland: 400-440, Schweiz: 760 bis 769, Österreich: 900-919). Dann folgt eine Unternehmensnummer und eine Artikelnummer des Herstellers. Die letzte Stelle ist eine Prüfziffer.

Das System der ISBN und ISSN Nummern für z. B. Bücher und Zeitschriften wurde Ende 2006 mit dem EAN-Code kombiniert. Seither gibt es für ein fiktives „Buchland“ die Länderpräfixe 978 und 979 für Bücher und 977 für Zeitschriften. Somit werden die ISBN und ISSN lediglich um die Länderpräfixe ergänzt und die Prüfziffer wird entsprechend neu berechnet.

Kfz-Kennzeichen in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Kraftfahrzeug-Kennzeichen (amtlich „Kennzeichen in Deutschland, „Kontrollschild“ in der Schweiz und „Kennzeichentafel“ in Österreich) trägt in der Regel auch Nummernsysteme, die jedoch von Land zu Land unterschiedlich gestaltet sind.

In Deutschland setzt sich die Nummer aus einer ein- bis dreistelligen Buchstabenkombination zusammen, durch die die ausstellende Behörde verschlüsselt wird. Nachfolgend kommen ein bis zwei Buchstaben sowie ein bis vier Ziffern in beliebiger Kombination. Offiziell beinhalten die letzten beiden Teile der Nummer keine verschlüsselten Informationen, jedoch geben sie oft Namenskürzel oder Geburtsdaten wieder – sofern der Halter sich das so ausgesucht hat und die Kombination noch nicht vergeben wurde.

Beispiel: LER AB 1234

In Österreich besteht die Nummer aus einem „Unterscheidungszeichen“ und einem „Vormerkzeichen“, wobei erstes aus Buchstaben besteht und den Verwaltungsbezirk, die Statutarstadt, die Landesregierung oder Bundesbehörde verschlüsselt. Das „Vormerkzeichen“ ist eine Kombination aus Buchstaben und Ziffern, die in ansteigender Reihenfolge vergeben werden.

Beispiel: W 2BSP

In der Schweiz besteht die Nummer aus einer zweistelligen Buchstabenkombination, in der das jeweilige Kanton verschlüsselt ist sowie einer ein- bis sechsstelligen Ziffernkombination in der der Fahrzeughalter verschlüsselt ist, da die „Kontrollschilder“ in der Schweiz nicht wie z. B. in Deutschland oder Österreich dem Fahrzeug sondern dem Fahrer zugeordnet sind. Ein Kennzeichen kann daher auch für z. B. zwei verschiedene Fahrzeuge genutzt werden.

Beispiel: SZ 123 456

ICD-10

Das ICD (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) ist ein Nummernsystem, mit dem weltweit medizinische Diagnosen klassifiziert werden. Somit ist jeder „Krankheit“ im ICD eine Nummer zugeordnet. Die erste Stelle ist immer ein Buchstabe gefolgt von zwei Ziffern, mit denen die Diagnose allgemein klassifiziert wird (z. B. F32 für Depressionen). Getrennt durch einen Punkt folgt eine ein- bis vierstellige Ziffernkombination durch die die Diagnose ausführlicher Klassifiziert (F32.0 für eine leichte depressive Episode). Gelegentlich folgt noch eine bis zu fünfstellige Verfeinerung.

Die „-10“ im Namen gibt im Übrigen die aktuelle Version dieses Nummernsystems wieder.

Beispiel: F32.0

IBAN

Die International Bank Account Number (IBAN) ist ein Nummernsystem, mit dem international Bankkontonummern standardisiert werden. Die IBAN kann maximal 34 Zeichen lang sein, ist jedoch meist kürzer. So hat sie in Deutschland immer 22, in Österreich immer 20 und in der Schweiz immer 21 Stellen. Zusammen gesetzt wird sie aus einen zweistelligen Ländercode, einer zwei Prüfziffern, gefolgt von Bankleitzahl bzw. Bankclearing-Nr. (Schweiz) sowie der Kontonummer. Die letzten beiden Elemente können von Land zu Land in der Länge unterschiedlich sein.

Pharmazentralnummer

Die Pharmazentralnummer (PZN) ist ein in Deutschland verwendetes Nummernsystem, das Arzneimittel eindeutig kennzeichnet. Die Nummer wird gegen eine Gebühr für zwei Jahre vergeben und verschlüsselt keine weiteren Informationen. Sie besteht aus acht Ziffern, wobei die letzte eine Prüfziffer ist. Vergeben wird die PZN durch die Informationsstelle für Arzneispezialitäten (IFA).

Beispiel: PZN-12345678

Literatur

• Wikipedia-Artikel: Nummerung
• Wikipedia-Artikel: Nummer
• Wikipedia-Artikel: Prüfziffer
• Vortrag: Grundlagen und Einzelaufgaben der Datenverwaltung für die PPS
• Skript: Einfache technische Unterlagen
• Lehrbuch: Materialwirtschaft

Projektzusammenfassung

• Zielgruppe: Dieses Wikibuch wendet sich an diejenigen Leser, die sich mit dem Erstellen von Nummernsystemen befassen dürfen oder müssen und hierzu noch über keine Vorkenntnisse verfügen.
• Lernziele: Dieses Wikibuch soll die grundlegenden Kenntnisse Vermitteln, die in der Praxis zum Erstellen von Nummernsystemen benötigt werden.
• Buchpatenschaft/Ansprechperson: Saschabrunsverlag
• Sind Co-Autoren gegenwärtig erwünscht? Ja! Wer irgendetwas zu diesem Buch beitragen möchte/kann ist herzlich willkommen!
• Projektumfang und Abgrenzung zu anderen Wikibooks: Dieses Wikibuch soll nur ein kleiner Ratgeber werden, der es der Leserin/dem Leser ermöglicht einfache bis mittlere Nummernsysteme zu erstellen. Eine tiefergehende Einführung in diesen Themenbereich ist nicht geplant.