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Dieses Buch steht im Regal EDV.
Inhaltsverzeichnis
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[Bearbeiten] Fachdienste für die Kommunalverwaltung
[Bearbeiten] Allgemeine technische Verwaltung
Häufig werden der IT-Abteilung auch andere technische Einrichtungen wie etwa Telefonanlagen, Handys oder Projektoren und Notebooks anvertraut. Für solche einfacheren Dienste sollte auch eine einfache Verwaltung aufgebaut werden. Oft reicht z. B. ein allgemeiner Wandkalender aus, in den Entleiher und Reservierer eingetragen werden. Hier ist weniger oft mehr.
Die Verwaltung einer Telefonanlage freilich ist eine etwas aufwändigere Geschichte. Moderne Telefonanlagen werden aber längst mit einem PC-Anschluss versehen (Seriell oder USB). Die Verwaltung erfolgt dann oft über ein proprietäres Programm des Herstellers. Dabei sollte man es i. d. R. auch belassen, da diese Programme doch sehr abgestimmt sind.
[Bearbeiten] Beschaffung
Beschaffungen werden durch die Kommune mit öffentlichem Geld durchgeführt. Daher muss es vor allem Chancengleichheit für alle Anbieter geben (von denen das Geld ja schließlich kommt). Eine solche Chancengleichheit schreiben auch EU-Richtlinien seit dem 01.01.1999 vor ("Diskriminierungsfreiheit").
Ein Element dieser Chancengleichheit ist die Vermeidung von Markennamen, wo sie möglich ist. Die Ausschreibung eines bestimmten Produkts schließt von vorn herein alle anderen Produkte aus. Einziger Grund für eine solche Ausschreibung kann nur sein, dass alle anderen Produkte wegen der spezifischen Eigenschaften eines Produktes nicht in Frage kommen oder dass bereits bestehende Produkte mit keinem anderen als dem ausgeschriebenem Produkt zusammen arbeiten können.
[Bearbeiten] eGovernment
eGovernment ist nicht nur eines der "Buzz-Words" der EDV-Branche. Man geht vielmehr davon aus, dass eine umfassende und nachhaltige Verwaltungsmodernisierung überhaupt erst durch eGovernment möglich ist.
Hinter dem künstlichen Wort ("Electronic Government", elektronische Verwaltung) steckt eine einfache Idee: alles, was der Bürger an Verwaltungsleistungen (moderner: Produkten) automatisiert erhalten kann, sollte er erhalten. Dabei soll die universelle Verfügbarkeit und Akzeptanz des Internet genutzt werden, um entsprechende Programme einzurichten.
Weitergehende Elemente sollten Verwaltungsabläufe generell automatisieren. Hierbei wird besonders versucht, den sogenannten "Medienbruch" zu vermeiden. Elektronisch erfasste Daten werden nämlich leider häufig noch ausgedruckt und wie Schriftstücke behandelt. Das liegt allerdings weniger an der Rückständigkeit der Verwaltungen als mehr an gesetzlichen Vorschriften und der geringen Verbreitung von Identifizierungsnachweisen im Internet.
[Bearbeiten] Georeferenzierte Daten
Da Kommunen Gebietskörperschaften sind, beziehen sich viele ihrer Daten auf genaue Lokationen. Der Verbindung dieser Lokationen mit herkömmlichen Daten kommt eine immer größere Bedeutung zu. Neben den Bestrebungen des NKF (z. B. bei der Inventur von kommunalen Straßen und Liegenschaften) benötigen auch andere Bereiche eine Referenz auf Lokationen. Als Beispiel sei hier das Löschwasser-Kataster der Feuerwehr oder auch Altlasten-Kataster genannt.
Jede Kommune verfügt nach der sogenannten Erstabgabe (der erstmaligen Einrichtung georeferenzierter Daten) über einen Datenbestand. Dieser wird nach einem speziellen Verfahren stetig fortgeführt. Die Daten werden üblicherweise auf Kreisebene aktualisiert und den Kommunen zu eigenen Zwecken abgegeben.
Die Arbeitsgemeinschaft der Vermessungsbehörden in Deutschland (AgV) hat zur Fortführung des Bestandes das sogenannte BZSN-Format (Bezieher Sekundärnachweis) entwickelt. In diesen, nach bestimmten Regeln in Zeilen aufgebauten Text-Dateien ist codiert, welche Bestände gelöscht oder eingetragen werden müssen. Gemäß diesen "Änderungsanweisungen" wird der Datenbestand der Kommune aktualisiert.
[Bearbeiten] Gewerberegister
[Bearbeiten] Kooperation
[Bearbeiten] Wahlen
Bei den vier verschiedenen Wahlen, die die Kommunen betreffen (Kommunalwahl, Landtagswahl, Bundestagswahl, Europawahl), fallen der IT-Abteilung überwiegend die Aufgaben der Erfassung der Zählergebnisse sowie die Präsentation der Ergebnisse zu.
Die regionale Gliederung teilt sich in Wahlbezirke, Stimmbezirke und Wahllokale, die das jeweilige Ergebnis "nach oben" melden. Darüber hinaus werden auch andere Aufteilungen gewünscht. So wissen Politiker gern, wie sich das Stimmenverhältnis in ihrer politischen Ebene verteilt. Bei Europawahlen beispielsweise darf die IT-Abteilung also durchaus mit Ergebnis-Abfragen auf kommunaler Ebene rechnen.
[Bearbeiten] Technische Dienste für die Kommunalverwaltung
[Bearbeiten] Datei und Druckdienst (File- and Printservice)
[Bearbeiten] Datenbanken
[Bearbeiten] E-Mail (SMTP)
E-Mail ist ein ebenso praktisches wie gefährliches Medium geworden. E-Mail ist zwar mittlerweile ein allgemein akzeptiertes Kommunikationsmittel aber leider auch das größte Einfalltor für Schadprogramme aller Art.
Im Kapitel "Outsourcing" werden wir die Frage diskutieren, ob es sinnvoll ist, einen eigenen Mailserver zu betreiben.
Ist der Mailserver ausgelagert (z. B. bei Anbietern wie GMX, WEB.DE oder einem der Webhoster), kann man meist ein einfaches Notprogramm starten. Hierbei wird die Website www.mail2web.com aufgerufen und die Daten zum Abruf der E-Mail eingegeben. Eine weitere Registrierung ist unnötig.
[Bearbeiten] Interne Website (WWW, Intranet)
Interne Websites werden von kommunalen Einrichtungen zur Veröffentlichung von Informationen innerhalb der Behörde (Intranet) selbst genutzt. Der Zugriff ist strikt auf die Mitarbeiter der jeweiligen Behörde beschränkt. Von außen ist kein Zugriff möglich. Die Informationen sind in der Regel rein internen Inhaltes (Speiseplan, Geschäftsverteilung, Organigramm, Telefonliste...). Technisch wird dies realisiert, indem eine Web-Präsentation in ein Verzeichnis auf dem Server kopiert wird. Als Startseite im Explorer wird dann der Pfad zur "Index.htm" o.ä. definiert. Pfindigere Behörden nutzen die Möglichkeiten, die durch Webserver oder Microsofts "IIS" geboten werden. Damit ist innerhalb der Behörde der HTTP-konforme Aufruf der Internen Website möglich. Der Zugriff von außen ist in diesem Fall durch die Konfiguration einer Firewall und/oder eines Routers gesperrt.
[Bearbeiten] Kommunales Informationsmanagement mit ITIL
Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ist ein Leitfaden zum IT-Management. Sie besteht derzeit aus acht Büchern (daher "...Library") und enthält einen Vorschlag zur Aufbau- und Ablauforganisation von IT-Abteilungen.
Die ITIL wurde von der Stabsstelle der englischen Regierung, dem Office of Government Commerce (OGC) erstellt.
IT in deutschen Kommunen findet bislang weitgehend ohne eine Richtlinie statt. Es gibt natürlich Vorschriften, die die Verwaltung natürlich auch im IT-Bereich beachten muss. Jedoch wird IT dort nie als eigenständiges Sachgebiet betrachtet und entsprechend gering ist das Angebot an Literatur - wenn nicht an Koordination überhaupt.
Dieses Wikibook soll daher eine Sammlung an Möglichkeiten werden, IT in Kommunen strukturierter einzusetzen. Dabei sollen Erfahrungen ("Best Practice"), Konzepte und freie Ideen gleichrangig nebeneinander stehen und jederzeit offen für Veränderung sein.
[Bearbeiten] Aufgaben des Kommunalen IT-Managements
[Bearbeiten] Aufgabenkritik - müssen wir das alles machen?
[Bearbeiten] Outsourcing - müssen wir das alles selbst machen, was wir machen müssen?
[Bearbeiten] Optimierung - müssen wir das alles so machen, was wir selbst machen müssen?
[Bearbeiten] Service Support
[Bearbeiten] Systematik der Störungsbeseitigung (Incident Management)
Der Service Desk ist die universelle Anlaufstelle der EDV für ihre Benutzer („Single Point of Contact“). Anforderungen sind die einfache Erreichbarkeit (z. B. durch leicht zu merkende Telefonnummern), die zeitliche Verfügbarkeit (Dienst wenn Dienst) und eine gewisse Kompetenz im Erkennen von EDV-Problemsituationen. Einfache Probleme werden am Telefon gelöst (Fernwartung), schwierigere an den Technikbereich PC abgegeben und globale Probleme an die Netzwerkverwaltung.
[Bearbeiten] Ursachenforschung (Problem Management)
Die Auswertung der Störungsmeldungen und ihrer Beseitigung muss sich in einem abstrakteren Bericht niederschlagen. Sollte eine Ursache für mehrere Störungen ausgemacht werden können, muss diese Ursache beseitigt werden.
[Bearbeiten] Änderungen (Change Management)
Das Change Management organisiert Veränderungen im Netz. Hierbei muss vom Configuration Management ausgegangen werden und ein messbares Ziel vorgegeben werden. Dabei ist der Betrieb so wenig wie möglich zu stören.
[Bearbeiten] Ausrüstung (Configuration Management)
Die jeweils aktuelle Ausrüstung muss in einem Dokument festgehalten werden. Eingerichtet wird eine webfähige CMDB, in der alle CI erfasst werden: Benutzer, Geräte, Programme.
[Bearbeiten] Freigabe von Hard- und Software (Release Management)
Neue Hard- und Software muss auf Verträglichkeit geprüft werden. Daher ist eine Freigabe erforderlich, bevor sie zum Einsatz kommt. Der Einsatz von nicht freigegebener Hard- und Software kann zu Störungen führen.
[Bearbeiten] Service Delivery
[Bearbeiten] Umfang der Serviceleistungen (Service Level Management)
Als vereinbart gilt, dass Service-Leistungen in der Dienstzeit behoben werden. In der Regel wird hierbei die Fernwartung genutzt. Verbrauchsmaterial wird von den Benutzern i. d. R. selbst ausgetauscht.
[Bearbeiten] Verfügbarkeit sicherstellen (Availability Management)
Eine der höchsten Anforderungen, die an EDV-Systeme gestellt werden, ist Verfügbarkeit. Wenn immer mehr Dienste auf Maschinen übertragen werden, dann hängt die Verfügbarkeit dieser Dienste naturgemäß von der Verfügbarkeit der Maschinen ab.
Doch wie erreicht man hohe Verfügbarkeit?
Zunächst durch Gleichartigkeit. Nur wenn gleichartige Maschinen im Einsatz sind, kann man entsprechend tiefes Wissen über diese Maschinen aufbauen. Viele verschiedenartige Maschinen werden sicherlich nur oberflächlich gekannt.
Der zweite Punkt ist Redundanz. Nur wenn wichtige Maschinen mehrfach vorhanden sind, wird ein Dienst sicher funktionieren, wenn eine der Maschinen ausfällt. Ist jeder Dienst dagegen nur einmal auf einer Maschine installiert, steht und fällt seine Verfügbarkeit mit der Verfügbarkeit dieser Maschine.
Der dritte Punkt ist Beständigkeit. Lange Innovationszyklen bedeuten wenige Veränderungen pro Zeitspanne. Nur wer selten etwas Neues installiert, muss sich selten mit den "Kinderkrankheiten" neuer Systeme herum schlagen.
[Bearbeiten] Notfallplanung (IT Service Continuity Management)
[Bearbeiten] Kapazitätsplanung (Capacity Management)
Die Kapazitätsplanung ist teilweise Messung und teilweise Prognose. Am einfachsten ist die Planung wenn man die aktuell belegte Kapazität misst und den Verbrauch hochrechnet. Dabei zählen nur Serverfestplatten, da nur diese ununterbrochen zur Verfügung stehen.
Sind zum Beispiel 63,9 GB von insgesamt 88,3 GB eines Systems belegt und wächst diese Belegung um 0,3 GB pro Tag, wird die Kapazität erst in 81 Tagen erreicht sein. Jedoch kann man diese Zahlen nicht "scharf" rechnen, da sich durch neue Verfahren oder andere Unwägbarkeiten der Verbrauch beschleunigen kann.
Es hat sich als praktisch erwiesen, die Kapazitätsplanung jeden Monat einmal durchzuführen und sie aufzustocken, sobald sich der Verbrauch der Grenze von 75% der Gesamtkapazität nähert.
Durch den Wechsel der Festplatte ist i. d. R. die Neueinrichtung des Servers notwendig. Dies kann man hinauszögern, in dem man externe Festplatten per SCSI oder USB einsetzt. Jedoch dürfen diese Platten nicht bei der Sicherung vergessen werden und es muss bedacht werden, dass es sich meist nicht um RAID-Stapel handelt!
[Bearbeiten] Finanzen (Financial Management für IT Services)
Auch die IT ist in das Öffentliche Finanzwesen eingebunden. In diesem Bereich findet derzeit ein Wandel statt. Anstelle der bisherigen etatisierten Finanzwirtschaft soll eine verbrauchsorientierte Finanzwirtschaft etabliert werden.
Die Kameralistik ist die etatisierte Finanzwirtschaft. Grob gesagt wird zum Anfang des Planungszeitraums fest gelegt, wieviele Mittel für welchen Zweck zur Verfügung stehen. Diese Mittel werden bestimmten Formen von Konten gutgeschrieben (Haushaltsstellenansatz) und im Laufe des Abrechnungszeitraums verbraucht.
Die Kameralistik unterscheidet dabei zwischen vermögenswirksamen und nicht vermögenswirksamen Transfers. Die vermögenswirksamen Transfers erhöhen oder vermindern das Vermögen der Kommune. Sie können, da Sicherheiten vorhanden sind, durch Kredite finanziert werden. Nicht vermögenswirksame Transfers sind als Verbräuche nicht durch Kredite finanzierbar und müssen daher immer durch Einnahmen ausgeglichen werden.
Typische vermögenswirksame Haushaltsstellen in der IT sind 0601-9350 (Investitionen) und 0601-xxxx (Erlöse durch Verkäufe). Nicht vermögenswirksame Ansätze finden sich typischerweise in den Haushaltsstellen 0601-xxxx (Verbrauchsmaterial), 0601-xxxx (Geringwertige Beschaffungen) oder 0601-6300 (Software). In einigen Fällen wird auch ein gesonderter Schulungsetat (sonst Personalwesen) oder Leasing (Verwaltungshaushalt) der IT zugeordnet.
Das "Neue kommunale Finanzwesen" (NKF) soll die Kameralistik durch die Doppik ablösen. In Nordrhein-Westfalen ist am 01.01.2005 das NKF-Gesetz in Kraft getreten. Die Übergangsfrist für die Kommunen endet hier am 01.01.2009. Ab Herbst 2005 werden auch die dem Land zu meldenden Statistiken an NKF angepasst. Weiter gehende Informationen und den aktuellen Stand der Dinge enthält der entsprechende Wikipedia-Artikel.
Es empfiehlt sich, die Höhe der Auftragsbefugnis der IT an die geringwertiger Wirtschaftsgüter anzupassen. Die Höhe beträgt derzeit üblicherweise 400.- €. In diesem Bereich sind auch keine Mittel zu reservieren, so dass auch ein Einspar-Effekt für die Verwaltung durch nicht notwendigen Aufwand eintritt.
[Bearbeiten] Sicherheit (IT Security Management)
Sicherheit ist eine der Grundvoraussetzungen für den lohnenswerten Betrieb von technischen Anlagen überhaupt. Natürlich spielt sie auch bei EDV-Anlagen eine große Rolle. Wir unterscheiden hierbei drei wesentliche Anwendungsfelder der Sicherheit: die Betriebssicherheit, die Zugriffssicherheit und die Datensicherheit.
[Bearbeiten] Betriebssicherheit
Der größte Feind der Betriebssicherheit ist naturgemäß der Ausfall. Der kann ungewollt geschehen (Unfall) oder leider auch gewollt (Sabotage).
Die häufigste Form der Sabotage ist das Verteilen von Virenprogrammen. Diese Programme zerstören oder spionieren und verbreiten sich im Allgemeinen von selbst weiter (daher die sprachliche Nähe zu biologischen Viren). Glücklicherweise ist allerdings die Technologie zum Schutz vor Viren ebenfalls weit gereift und verfügbar. So können jeder PC und sogar Netzwerke durch kostenlose Online-Virenscanner überprüft werden.
[Bearbeiten] Software-Asset-Management
[Bearbeiten] Application Management
[Bearbeiten] ITIL Implementation
Die Frage der Einführung der ITIL ist ebenfalls Teil der ITIL selbst. Darin zeigt sich, dass die ITIL diese Einführung als Change Management betrachtet. Das dürfte für ihre Systematik sprechen.
Die Publikation selbst ist allerdings noch nicht erschienen. Wir müssen daher versuchen, uns diesem Teilbereich systematisch zu nähern. Dabei verlassen wir hier natürlich den Bereich der "offiziellen" Festlegungen und lassen die Praxis sprechen.
Datentechnische Zentrale einer ITIL-strukturierten IT-Abteilung ist die Configuration Management Database (CMDB), die Datenbank aller Geräte und ihrer aktuellen Konfiguration. Die Einführung der ITIL-Struktur bedeutet zunächst die Erstellung und Belegung dieser Datenbank.
Man könnte einerseits quasi eine "Altdaten-Erfassung" starten und bestehende Daten in diese Datenbank importieren. Das würde eine vollständige, jedoch spät verfügbare Datenbank ergeben.
In kleineren Organisationen empfiehlt es sich vielleicht, die Daten bei ihrer Erhebung zu speichern. Also werden zunächst nur die Daten derjenigen Items erhoben, die tatsächlich eine Behandlung erfahren. Die Daten der wichtigsten Items stünden sofort zur Verfügung. Die Daten der seltener behandelten Geräte würden mit der Zeit erfasst.
Mehr Informationen: ITIL WIKI
