Privat-Ablage-System nach Lokal-Kategorien

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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Privat-Ablage-System nach Lokal-Kategorien

(Ablageordnung in der privaten Büroorganisation)

[Bearbeiten] Prolog:

Papierkram hat jeder zu Hause und notfalls wird sogar der Küchentisch zum Schreibtisch. Schnell mal mit einer Überweisung die lästige Rechnung bezahlt, aber wo hab ich denn die 10 Überweisungsträger von der Sparkasse? Keine Ahnung ! Hätten die nicht einen ausgefüllten Überweisungsvordruck mitschicken können wie die andern auch. Jetzt muss ich damit extra zur Sparkasse bei dem Aufwand ziehe ich denen 10% Skonto ab.

„Tja mit ein bisschen Ordnung wäre das leicht zu finden“, sagt meine Mutter und schaut sich in meiner Küche um als möchte sie gleich hier damit anfangen.

Ich verabschiede sie schnell und sag: „Ich hab noch viel zu tun.“

[Bearbeiten] Einführung:

Wer kennt das nicht? Irgend ein Amt verlangt ausführlich und umfassend Auskunft über alle Lebenslagen und möchte dazu auch noch alle Nachweise wie Mietvertrag, Kontoauszüge (ein Jahr rückwirkend),Lohnzettel und und und sonst gibt’s nichts. Da geht die Sucherei los, wir schmeißen doch nichts weg, das muss doch da sein, und die Sparkasse verlangt für jeden nachträglich erstellten Kontoauszug 2Euro. Lohnt sich da der Antrag überhaupt noch wenn ich meine Kontoauszüge von vor Monaten nicht finde? Da sind ja die Kartons in denen ich alles Papier das von draußen reinkam abgelegt habe, sogar chronologisch, die Sonntagszeitung von letzter Woche liegt oben auf und was das darunter ist bestimmt alter Kram nach dem ich jetzt verzweifelt suche. Das kann ja das ganze Wochenende dauern! Also die Sonntagszeitung kann ich ja wegschmeißen, oder lieber doch nicht die brauch ich noch für die Meerschweinchen, nee nicht zum lesen, als Altpapier, das war ja schon ganz leicht, eine Kategorie habe ich schon, nach dem zukünftigen Bestimmungsort Meerschweinchenkäfig. Als nächstes die Energie-Rechnung der Stadtwerke für Strom, Gas, Fernwärme wo kommt das hin? Wohnung oder Haushalt? oder Ausgaben? oder Rechnungen? Ich sammle mal alle Rechnungen an einem Ort... ...so den Karton hab ich jetzt leer ich hab auch schon alles was das Amt von mir will auf einen Haufen geschmissen. Jetzt müsste man nur noch ein bisschen Ordnung reinbringen ich hab auch schon im Internet nachgesehen wie andere das wohl machen und welche Kategorien die benutzen um ihre Sachen wiederzufinden. Aber jedes mal wenn ich denke ich habe für ein Papier die richtige Kategorie gefunden bietet sich mir auch die eine oder andere an. Kein Grund zum verzweifeln Hauptsache ordentlich aber wie soll ich das dann wiederfinden wenn ich nächstes Jahr wieder einen Antrag stellen muss?

Ich brauche ein einfaches logisches Konzept mit dem ich zwingend immer den selben Ordner finde sowohl beim ablegen als auch beim suchen.

Jetzt liegt der Tisch, das Bett, der Fußboden voll mit Papieren. Wie soll ich heute Nacht schlafen? Ach egal das lassen wir ausfallen. Vielleicht werde ich dann doch noch irgend wann fertig.

Ich bin dann doch im Sessel eingeschlafen, ein wenig unbequem und da sind mir wohl die viele Kategorien im Kopf herumgegangen vor dem einschlafen. Und ich hab’s, die Lösung! Ein einfaches Rezept wie ich meine Papiere ablegen kann. Eigentlich bin ich ja gestern schon darüber gestolpert., So wie alles hat auch Papier einen aller letzten Bestimmungsort. Bei mir ist das das Altpapier. So hat natürlich jedes Papier auch einen Ursprungsort. Nein nicht die Papiermühle, dazu hätte ich den gordischen Knoten nicht zu lösen brauchen. Ich meine den Inhalt, genauer den Absender und den Verfasser des Schriftstücks.

Ein Geniestreich ich teile jetzt die Schriftstücke in Häusern ein also Bank, zuHaus, Rathaus, Uni, Verein, Kneipe etc. Aber was mach ich mit dem Amt und den vielen Papieren die die haben wollen. Reiß ich alles wieder auseinander? Nein! Ich hab jetzt von allem was die haben wollen eine Kopie gemacht und mit dem Antrag abgeheftet. Ah fertig! endlich Ach ich hab dann noch mal im Internet nachgesehen und herausgefunden, dass auch andere vor mir so genial waren das schmälert aber meine Leistung nicht ein bisschen. Ich hab’s schließlich fast ganz alleine geschafft.

Und hier das Rezept (Konzept) ein bisschen trockener weil abstrahiert.

[Bearbeiten] Kategorien

Erste Ebene:

Abstraktkategorien:

Erste Ordnung

Beruf, Bildung, Staat, Unterkunft, Wirtschaft, Soziales, Persönliches, Freizeit, Projekte, Finanzen, Gesundheit, Haushalt

Zweite Ordnung

Verschiedenes, Verträge, Rechnungen, Garantien, Personalien, Zeugnisse, Kontoauszüge, Versicherungen, Gebrauchsanweisungen, Einahmen, Ausgaben, Geschenke, Haushaltsbuch,

Kommentar:

Abstraktkategorien werden nach der Zusammengehörigkeit geordnet.

(Weiterführender Fachbegriff:Pertinenzprinzip)

Abstraktkategorien haben zwar den Vorteil dass sie Zusammenfassend wirken (Bildung: Schule, Uni, Lehre, Lehrgang etc.) aber es Zweifel über die Einordnung geben könnte.

Beispiel:

Gehören Stadtwerkerechnungen zu Wirtschaft-Konsum oder Unterkunft-Versorgung-Energie? Und wie ist das mit der Wasserrechnung? Ist Wasser nicht auch ein Lebensmittel?

Deshalb sind Kopien oder Verweise (Links) auf den Ablageort nötig. Wer ohne die Abstraktionsebene nicht auskommt sollte diese separat generieren und nur mit Kopien oder Verweisen (Links) zum Ablageort ausstatten.

Die Abstraktkategorien übernähmen dann die Aufgabe eines Akten-, Schriftstücks- und Inhaltsverzeichnisses.

Zweite Ebene:

Lokalkategorien:

Arbeit,Job,Schule,Universität,Ämter,Wohnung,Verein,Bank,Stadtwerke,Verkehr,Läden,

Kommentar:

Lokalkategorien sind vorzuziehen weil sie Selbsterklärend sind und einen deutlichen Hinweis darauf geben wo die Papiere einzuordnen sind nämlich an ihrem Ursprungsort. Eigene Korrespondenz wird dann folglich beim Empfangsort eingeordnet dem Ursprungsort zukünftiger Antworten.

(Weiterführender Fachbegriff:Provenienzprinzip)

[Bearbeiten] Projekte

Projekte z.B. Umzug können sich über mehrere Lokalkategorien erstrecken und sollten als Abstraktkategorie angelegt werden. Ablageort wäre dann die Lokalkategorie (Ursprungs bzw. Empfangsort) und die Abstraktkategorie (Umzug) enthält dann ausschließlich die entsprechenden Kopien oder Verweise (Links) zum Ablageort.

[Bearbeiten] Ablagezeichen (Projektzeichen)

Legen Sie für Projekte Zeichen an, die wie Passwörter, keine lexikalische Entsprechung haben sollten. Beispiel: Projekt 2. Umzug des Jahres 2007 von Köln,Karlsstraße27 nach Bonn,Wilhelmsstraße7 Ergäbe dann ein eindeutiges Projektzeichen P2U7KK27BW7 Benutzen Sie dieses unter uz:_xxxx in ihrer Korrespondenz (Briefen, E-Mail, Telefonnotizen). In der Antwort stünde dann das Projektzeichen unter iz:_xxxx . (wobei "_" für ein Leerzeichen und xxxx für das Projektzeichen steht) Das Projektzeichen ermöglicht es, mit der entsprechenden Suchfunktion die dazugehörige Korrespondenz zu finden. Beispiel: Anlässlich Ihres Projektes versenden Sie mehrere E-Mails mit dem entsprechenden Projektzeichen P2U7KK27BW7. Während Ihres Projekts haben Sie aber keine Zeit, den Posteingangs- und Spamordner zu durchforsten, in dem sich tausende von Angeboten tummeln zum Projektthema Umzug, weil Google von Ihrem Projekt Wind bekommen hat. Mit Hilfe der E-Mail-Suchfunktion (Volltextsuche) können Sie tausende von E-Mails nach ihrem Projektzeichen P2U7KK27BW7 durchforsten und erhalten so nur die Eingänge (Antworten), die Sie auch erwarten. E-Mail Profis legen einen entsprechenden Filter und Ordner für das Projekt an.

Anmerkung:

Da E-Mails häufig in einer anderen Datenbank als die übrige Korrespondenz gespeichert sind und Verweise (Links) in andere Datenbanken problematisch sind, sollte man sich bei wichtigen E-Mails mit einer Kopie behelfen, die in der Lokalkategorie abgelegt wird. Die Abstraktkategorie erhält einen Verweis (Link) dazu (oder ebenfalls eine Kopie).

[Bearbeiten] Tipps für die (Volltext)Suche

Benutzen sie Aussagekräftige Dateinamen,

Benutzen sie bei .doc-Dateien die (rechte Maustaste) Eigenschaften/Datei-Info Funktion für Stichwörter und Kommentare

               (aber denken sie an den Datenschutz bei der Weitergabe der .doc-Dateien)

Benutzen sie bei .jpg-Bildern benutzen sie den jpeg-Kommentar und/oder die IPTC-Daten ´ (mit dem mächtige Bildanzeigeprogramm irfanview http://www.irfanview.net/)

                 (aber denken sie an den Datenschutz bei der Weitergabe der .jpg-Dateien)

Benutzen sie KategorieX.info.txt Dateien für Dateibeschreibungen, Stichwörter, Infos, Kommentare etc.)

               (Beispiel: .../Läden/extrembilligladen.info.txt Inhalt:
               mp3-player-gebrauchsanweisung.tiff ;; wichtig ; aufheben ; Bedienung ; Formate ;
               mp3-player-rechnung.tiff ; wichtig ; aufheben ; Garantie ; 15 Jahre ; 12.12.7
               mp3-player-garantie.tiff ; wichtig ; aufheben ; Garantie ; 15 Jahre ; 12.12.7)

Benutzen sie Texterkennungsprogramme (OCR) um den Inhalt von Kopien (Scanner) aufzuschließen.