Wikis in Organisationen: Abgrenzung
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Ein Wiki ist die übergreifende (Kommunikations)Software in einer Organisation, so gesehen kann man damit alles machen, wobei dies jedoch nicht empfehlenswert ist. Einige Informationsaufgaben lassen sich durch speziellere Software besser organisieren - so wird es z.B. sehr schwierig, den Workflow des Kerngeschäfts über ein Wiki zu verarbeiten. Hier sind andere Kommunikationsmittel, Datenbanken besser geeignet.
Das Wiki sollte aber immer der Ausgangspunkt in Punkto Idee und Planung sein, irgendwann übergibt das Wiki dann an die speziellere Software. Wenn man aber keine spezielle und leistungsfähige Software hat, sollte die Information im Wiki bleiben. Lieber im Wiki als nirgendwo.
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[Bearbeiten] Arbeitsablauf
Prinzipiell ist es möglich den Arbeitsablauf oder Workflow, mit einem Wiki zu Steuern, jedoch verlangt dies etwas mehr an Disziplin und Handarbeit. Ausserdem sind Workflowsteuerungen mit automatischen Prüfungs- und Erinnerungssystemen ausgestattet. Wobei auch ein Wiki, wenn es lebt, ein sehr forderndes Kontroll- und Freigabesystem sein kann.
Um gewisse Workflows am Rande des Kerngeschäfts zu bedienen, z.B. die Organisation der Büroküche, ist ein Wiki aber immer noch besser als nix oder eine vergewaltigte Kerngeschäftssoftware.
[Bearbeiten] Grenzen
Wann genügt also ein Wiki nicht mehr? Ausschlaggebend sind dabei sicherlich die Anzahl der Datensätze und deren Änderung. Eine datenbankmäßige Erfassung von 10 Stammlieferanten ist nicht verhältnismäßig, vor allem da eine Änderung der relationalen Struktur nur schwer und administrativ möglich ist. Die Aufnahme der 1000 Stammprodukte unserer zehn Lieferanten in eine Datenbank macht hingegen theoretisch sowie praktisch Sinn.
[Bearbeiten] Verknüpfung
Auch wenn einige Informationen nicht in einem Wiki verwaltet werden, sollen diese im organisatorischen Gesamtkonstrukt nicht isoliert werden. Das Wiki muss auf die anderen Kanäle und Tools hinweisen, andererseits müssen diese auf das Wiki zurückweisen oder mindestens im Wiki beschrieben sein. Werden Geschäftsbriefe weiterhin sinnvoll in gemeinsamen Dateisystemen verwaltet kann im Wiki stehen wo sich diese befinden und nach welcher Ablagestruktur diese geführt werden.
Am leichtesten kann man per http (Webbrowser) aus einem Wiki (z.B. in ein Ticketsystem) und wieder zurück (auf die entsprechende Wikiseite) verknüpfen. Diese lassen sich auch gut standardisieren, per Vorlage (z.B {{Ticket|1234567}}) aus einem Wiki und als Textlink aus dem selben Ticketsystem.
Weiter können verschiedene Informationsmengen aus einem Wiki auch per Programmierschnittstellen abgefragt werden. Hat man wenige Kunden können diese im Wiki spezifiziert werden (Ansprechpartner, Struktur etc), kommuniziert man aber viel mit diesen, (zB über ein Ticketsystem) muss man die Kundenliste dort nicht extra führen, sondern kann diese aus einer Wikikategorie abfragen.
Anders herum kann ein Wiki per Softwareabfrage Information aus anderen auslesne (z.B offene Tickets/ToDos einer bestimmten Kategorie). Technisch lassen sich hier von iframe über ajax bis zu externen Datenbankabfragen mannigfaltige Lösungen finden.
[Bearbeiten] Bessere Lösungen
[Bearbeiten] Dateisystemen
Streng genommen kann man Dateisysteme nicht mit einem Wiki vergleichen, da beide softwaretechnisch auf unterschiedlichen Schichten arbeiten. Aber aus Benutzersicht ergibt sich jedoch ein Vergleichbarkeit, da er mit beiden direkt arbeiten muss. Auch wenn das Dateisystem aus seiner Sicht nicht direkt beschreiben wird, sondern unterschiedliche Dokumententypen (Text, Tabelle, Datenbankartiges) und Datentypen (Text, Bild, Ton) verwendet werden.
Dateisystemen, also das was man in fast jedem Netzwerk als Windowsordner kennt, sind die einfachsten, verbreitetsten aber auch rudimentärsten Collobarationssysteme, auch hier könne sogar jede Art von Daten gemeinsam bearbeitet oder vorgehalten werden. Sogar immer mit einer komplexen Berechtigungsstruktur, leider ohne Versionsverwaltung, Changelog und einfaches Verlinken. Außerdem können diese performanter mit großen Mengen an Daten umgehen.
Mit file-links (je nach Client-Betriebssystem unterschiedlich) kann man aus dem Wiki aus Verknüpfen. In manchen Dateisystemen können Bookmarks (also http links) neben den eigentlichen Dateien gespeichert werden.
Will man keine echte Dateifreigabe anbieten, z.B. im Extranet, können Dateisystem mit dem meisten Webservern zumindest leseberechtigt Daten ausliefern.
Für die klassische Büroumgebung ist die Informationsmenge 'Dateisystem' sicherlich unabdingbar, schon allein aus historischen Gründen. Andere Organisationsformen, vor allem räumlich getrennte (wie Vereine, Extranets) oder welche mit sehr geringen Informationsbedarf (z.B. Hausmeister einer Hausverwaltung) brauchen selten ein strukturieretes Dateisystem.
[Bearbeiten] Personal Information Management
Ein Wiki sollte prinzipiell nicht einen Personal Information Manager ersetzten. Adressen können zwar in einem Wiki notiert werden, dazu sind aber Formate wie .vcf und deren Anwendungen besser. Nicht zuletzt haben diese Anwendungen (wie z.B. Outlook) aktivere Funktionen, wie Warnung bei Terminüberschneidung oder Erinnerungsmitteilungen.
[Bearbeiten] Enterprise-Resource-Planning
Auch die Enterprise-Resource-Planning ist bedingt möglich, aber nicht das Mittel der Wahl. Ein Lagerhaus sollte also nicht auf ein Wiki umsteigen, oder auch nur planen ein Wiki zur Lagerung zu verwenden.
Wobei auch hier gilt: ein Wiki ist immernoch besser als das Chaos an sich, mit einem Wiki lässt sich ganz lässig eine chaotische Lagerung einrichten, z.B. für Büroinventar.
[Bearbeiten] eMail
eMail ist ein wunderbares Medium um Nachrichten an eine oder auch mehrere Personen zu verteilen, vor allem an solche die an einem Wiki nicht beteiligt sind. So braucht man weiterhin eMail um eine Person direkt anzusprechen, oder eben jemanden der keinen technischen oder willentlichen Zugang zu meinem Wiki hat.
Allerdings eignet sich kein e-Mail Programm als Wissensspeicher, da man auf die Inhalte gewöhnlich keinen Einfluss hat. Die einzige Möglichkeit Informationen zu strukturieren ist das Verschieben in Ordner oder besser das labeln. Allerdings lässt sich dabei keine ideale Assoziation und sinnvolle Kategorisierung aufbauen, nicht zuletzt, da alle Informationen per Definition in Briefform und daher nicht strukturiert oder strukturierbar vorliegen.
[Bearbeiten] Mailinglisten
Mailinglisten sind eigentlich eMail Verteiler mit (jenach Software) einer gewissen severseitigen Archivierung.
Die Darstellung der Themen erfolgt mittels Informationen, die das Mail Programm bei Verwendung der Antwortfunktion in den Kopf der eMail schreibt.
Der Vorteil ist, dass die Teilnahme an einer Mailingliste mit dem gewohnten eMail Programm geschehen kann.
Mailinglisten eignen sich nicht zum Austausch längerer Texte oder gar dem Verteilen von Dateien (Bilder, Videos, Textdokumente ...), da durch die Verteilung die Server stark belastet werden und durch die redundante Speicherung viel Speicher verschwendet wird.
[Bearbeiten] Suchsoftware
Die scheinbar einfache Möglichkeit eMails oder sonstige Dokumente gar nicht zu ordnen und dann nur zu suchen, klingt zwar verlockend einfach hat nur den den Nachteil, dass man stets wissen muss, was und wie man sucht. Eine Information, die man noch gar nicht kennt wird man so nie suchen geschweige dem finden. Und wenn ich weiß "da war ne mail in der Stand doch" dann muss man immer noch wissen was sonst noch in diesem Dokument stand (Absender, Formulierung, andere Schlagworte) um die passenden Suchworte zu finden.
[Bearbeiten] Design
Werden Informationen zuerst im Wiki verwaltet kann man schnell und flexibel an Struktur und Prozessen optimieren, allerdings werden große Datenmengen in einem Wiki langsam verarbeitet. Verlässt man nun mit einem Genre das Wiki so kann man diese angepassten und live getesteten Strukturen und Prozesse in der neuen Form (z.B. Datebank) abbilden.
Lagert man eine Inventarverwaltung aus einem Wiki in eine Inventarisierungssoftware aus weiß man bereits welche Strukturen hier nötig sind. So würde man in jeder Inventardatenbank Standort, Verfügbarkeit und Anwendungsinformationen (Handbücher etc) erwarten. Gibt es hier aber spezifische Anforderungen wie Gefahrenblätter, Wartungspflichten etc., kann dieser Bedarf bei Beschaffung berücksichtigt werden.
[Bearbeiten] Unternehmenskommunikation
Die Theorie der Unternehmenskommunikation beschreibt hauptsächlich strategische Aussagen der Organisationen nach Aussen wie nach Innen. Dabei wird zwar oft nach Medien kategorisiert (Pressemeldungen, Produkt-CI etc), meist aber nach den Inhalten.
Die große Trennung findet meist zwischen interner und externer Kommunikation statt. Für die externe Kommunikation werden objektive Informationen meist auf Websites dargestellt und abrufbar gehalten. Auch hier eignen sich als Wiki als CMS, wenn auch unter anderen Bedingungen.
[Bearbeiten] Weblinks
- Wiki considered harmful (when used the wrong way) Kritischer Bericht zum organisatorischen Einsatz von Wikis
- Wikipedia:Was Wikipedia nicht ist
Theorie: Begriffe | Abgrenzung | Anwendung
Praxis: Ordnung | Kultur | Leben | Kontrolle | Datenschutz
Projekt: Einführung | Anforderungen an das Wiki & die Organisation | Software | Schulung
Meta: Referenzen | Nachwort
