Wikis in Organisationen: Anforderungen an die Organisation

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Für eine erfolgreiche Einführung eines Wikis ist zuerst zu klären, wie weit sich die die betreffende Firma, Verein oder Gruppe überhaupt eignet, mit einem Wiki umzugehen. Wikis sind eine besondere Kultur, die zur Organisationskultur passen müssen. Erst wenn man abschätzen kann, ob ein Wiki funktioniert, kann man sich überhaupt erst Gedanken über die Anforderungen an das Wiki machen, denn der Erfolg eines Unternehmens- oder Projektwikis hängt maßgeblich von seiner Akzeptanz bei den Benutzern ab[1]

Rolle des Projektleiters[Bearbeiten]

Um nun ein Wiki einzuführen, muss man sich erst mal im klaren sein, wer man selbst ist. Eigentlich hat niemand eine perfekte Position um eine Wiki zu etablieren:

Sind Sie der Chef
haben die Mitarbeiter wahrscheinlich einen gesundes Misstrauen gegenüber "moderner" Ideen von oben.
als Mitarbeiter
stehen Sie zwischen allen Stühlen.
als IT-Verantwortlicher
wird einem eine grundsätzliche Begeisterung für IT unterstellt, die wenigsten aber wollen sich davon anstecken lassen.
Als Berater
wird man eh immer scheel angesehen, und jemand der vom (Kern)Geschäft keine Ahnung hat, der kann sowas in unserem Falle sowieso nicht beurteilen. Der will dann anderen erzählen wie man was machen soll.

Legitimation[Bearbeiten]

Das wichtigste sind jetzt Verbündete für die vielen kleinen Schritte. Ein Wiki lässt sich nicht per Befehl einsetzten oder spült sich auch nicht als Modetrend in den Alltag. Jeden Tag aber tun sich neue Möglichkeiten auf sich das Leben einfacher zu machen.

Hierarchische Legitimation: Nicht wenige Wikis sind gescheitert weil ein Mitarbeiter ein Wiki aufgesetzt hat und dann quasi in Guerillataktik das System etabliert hat. Wenn sich dann ein Vorgesetzter übergangen fühlt, ist es schwierig für ein weiter organisatorische Akzeptanz zu werben. Ein Wiki bietet vereinzelt kurzfristigen Erfolg bei persönlichen "Aha"-Erlebnissen, der strategische Nutzen kommt aber erst mit der Zeit.

Umso größer die Organisation um so mehr muss das Wiki auch erkennbar von der Leitung gewollt und befürwortet sein. Eine Schlüsselperson (z.B. Schutz vor Ressourcenabzug, Rückendeckung bei Entscheiden) muss zu 100% im Boot sein.[2]

Argumentation[Bearbeiten]

Um mehr Menschen zu überzeugen im Wiki nachzuschauen und sich aktiv daran zu beteiligen müssen viele Ressentiment beantwortet werden. Die beste Variante ist es an konkreten Beispielen zu arbeiten

Sind Informationen im Umlauf die schlecht (z.B unaktuell, falsch, unvollständig) oder gar nicht (z.B. Flurfunk) dokumentiert sind, so ist das Wiki der erste Aufbewahrungsort. Müssen diese Informationen später erneut zusammengesucht werden kann das Wiki als schnelle Informationslösung punkten und das Mitglied lernt durch persönlichen Erfolg.

In der reinen Argumentation sind folgende Fakten hilfreich:

  • Aktualität
  • Universalität
  • Validität
  • Schnelligkeit
  • Reichweitenstark, da jeder einen Browser hat, nicht aber jeder SAP

Eventuelle Ängste aktiv im persönlichen Gespräch adressieren (nicht im selben Medium)[2].


Anwendung[Bearbeiten]

Welche Anwendung könnten überhaupt in ein Wiki transferiert werden? Wird man nie mehr als persönliche Seiten und den Kantinenplan ins Wiki verschieben, so wird der Mehrwert gering bleiben. Kann man aber definieren, welche Inhalte aus dem Kerngeschäft in einem Wiki gemeinsam gepflegt werden können, dann macht ein Wiki Sinn.

Prinzipiell kann man so gut wie alles, was nicht abgegrenzt werden muss, in einem Wiki sammeln. Jedoch darf man, wenn man andere zur Mitarbeit bewegen will, deren Vorbehalte (Validität, Ordnung ect.) nicht missachten.

Usability[Bearbeiten]

Die Wiki-Syntax und die nicht streng-hierarchische Ordnung sind für Nutzer, die gerade mal Word beherrschen, eine enorme Umstellung. Um User bei der Mitarbeit zu helfen, könne WYSIWYG-Editoren eingesetzt und Schulungen in Wikisyntax durchgeführt werden. Die Ordnung und die Art, wie relevante Informationen gefunden werden, kann man ebenfalls erklären.

Integrität[Bearbeiten]

Wird ein Wiki nicht gepflegt und durchlebt Zeiten von hoher Nutzung, beispielsweise in einem Projekt, und Zeiten geringere Nutzung, so kann es passieren, dass Inhalte zwar vorhanden sind, aber nicht mehr in die sich verändernde Wikiumgebung integrieren. Daher ist eine übergeordnete Betreuung wichtig; es muss Personen geben, die bereit sind, das Wiki als ganzes im Auge behalten.

gemeinschaftliche Motivation[Bearbeiten]

Ein Wiki kann auf die Belegschaft motivierend wirken und sich in diesem Falle dynamisch entwickeln[3]. Die ist basiert darauf, dass sich jeder wirklich aktiv beteiligen kann und Ergebnisse sofort sieht. Dies muss aber auch zugelassen werden; herrscht in einer Organisation eine Kultur der unmittelbaren Kontrolle, stoßen zwei gegensätzliche Prinzipien aufeinander. Einerseits kann man ein Wiki kaum an strenge Erlaubnissysteme anpassen, ohne die Wikidynamik zu verlieren, andererseits wird es auch schwierig bis unmöglich, traditionelle Organisationssystem anzupassen.

Flexibilität[Bearbeiten]

Wikis sind flexibel einsetzbar, etwa im für Zwecke der Corporate Communication, des Informations- und Innovationsmanagements oder Projektmanagements. Einsetzen lassen sie sich vor allem in strategischen, nichtoperativen Stellen[3]. Diese Flexibilität muss von der Organisation aber auch angenommen werden wollen. Wird alles ins Wiki transferiert, aber niemand nimmt das an und bedient sich weiterhin alter Dokumentationen und Methoden (Nachfragen, PostIT am Bildschirm etc), so kommt dieser enorme Mehrwert nicht zum tragen.

Aber auch Inhalt und Struktur des Wikis selbst lassen sich flexibel verändern. Mit dieser neuen Flexibilität muss man aber auch umgehen können. So kann beispielsweise jeder eine Artikelstruktur verändern; geschieht dies zum Positiven, bleibt diese auch erhalten. Ein anderer Nutzer, der nun eine bestimmte Information in diesem Artikel genau an der Stelle erwartet, muss nun auch verstehen, dass sich diese Struktur geändert hat und zwingend genauso flexibel darauf reagieren, was erst mal einen gewissen Aufwand bedeutet.

Quellen[Bearbeiten]

  1. Erfolgreicher Einsatz von Wikis in Unternehmen - oder "Wie kommt Wiki zu den starken Männern"
  2. 2,0 2,1 Vertrauensbasierte Zusammenarbeit in Enterprise Wikis
  3. 3,0 3,1 10+ Gründe für den Einsatz von Wikis in Unternehmen

Weblinks[Bearbeiten]