Wikis in Organisationen: Kultur

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Ob ein Wiki zum selbständigen Leben übergeht, oder als Datenleiche vegetiert, ist nicht von Gott oder Adam abhängig; es braucht eine nahrhafte Welt in der es eine zügige Evolution beginnen kann.

Wikis sind in erster Linie keine Fragen der Technik, sondern der Organisationskultur. Wikis sind eine Art Informationen zu sammeln, aber auch diese pragmatisch in Frage zu stellen, darüber diskutieren. Wikis sind nicht nur eine große Sammlung an Information, sondern eine Kultur wie man mit Wissen umgeht.

Die Entscheidungsfindung läuft unbürokratischer und schneller ab, vor allem im Vertrauen in jeden Teilnehmer Veränderung eigenverantwortlich zu vollziehen. So werden formal Verantwortliche unter hohen Druck gesetzt diese Veränderungen mitzutragen. Ein Wiki ändert nicht die Organisationsstruktur, dennoch ändert ein Wiki die Kommunikationsstruktur.

Fehlerkultur[Bearbeiten]

Die wichtigste kulturelle Anforderung ist eine pragmatische Fehlerkultur. Wenn jeder alles ändern kann, so werden Fehler passieren. Genauer gesagt treten Fehler im Wissen von Teilnehmern durch eine Verschriftlichung erst zu Tage. So sind Fehler in einem Wiki nichts schlimmes oder sogar eine gute Möglichkeit Fehler zu erkennen.

Wichtig ist der Umgang mit Fehlern. Einerseits durch ein schnelles Erkennen und ein faktisches ausbessern von Fehlern, andererseits durch einen organisatorisches Lernen aus Fehlern für die Teilnehmer.

Hierarchie[Bearbeiten]

Eine Hierarchie ist ein System von Elementen, die einander über- bzw. untergeordnet sind. Ein Wiki als Kommunikationsmedium braucht Entscheidungen.

Wikis die in bestehenden Organisation eingeführt werden sollen sind von natürlichen Wikis abzugrenzen. Ein Wiki das in eine bestehende Organisation eingeführt wird kann man dann vielleicht als aufgesetztes Wiki bezeichnen. Ein Wiki greift scheinbar zunächst jede bestehende Ordnung an.

Bei natürlichen Wikis baut sich eine Heterarchie um den Wachstumsprozess herum auf. Im Beispiel der Wikipedia bilden sich Kompetenzen und werden auch durch besondere Rechte ausgebaut. So gibt es das z.B. right to leave. In einem aufgesetzten Wiki gibt es auch das right to leave aber das hängt nicht unbedingt kausal mit dem Vorgehen im Wiki ab.

Viele mit organisatorischer und vor allem personeller Verantwortung legen Wert darauf, diese auch kontrollieren zu können. Daher ist ein System, das diese Kontrolle erst ein mal per se abgibt, eher ungeeignet. Die Möglichkeit durch ein Wiki mehr organisatorische Information zu kontrollieren erscheint den meisten nicht und muss erst beigebracht werden. Ein erfolgreiches aufgesetztes Wiki stellt jede bestehende Ordnung ideal dar.

Als Beispiel sei hier die politische Betrachtung der Machtstrukturen in der Wikipedia erwähnt.

"Grundsätzlich muss man auf die Abhängigkeit der Nonprofit-Organisation von ihrer Umwelt hinweisen."[1]

Gefahren[Bearbeiten]

Die Steuerung eines Wikis oder besser gesagt die Machtverhältnisse entscheiden hauptsächlich über den Erfolg:

  • Kümmert sich gar niemand um Ordnung, Struktur und Entscheidungsfälle, sondern schreiben ein paar irgendwas und verknüpfen da nicht zu einem Gesamtkonstrukt, so herrscht eine Anomie. Das Wiki wird unter diesen Voraussetzungen nie von Nutzen sein, da nur die Schreiber selber wissen, wo sie was gespeichert haben und kein anderer daran partizipieren kann.
  • Gerade in gewachsenen Organisationen kann es passieren, dass von einer Gruppe, welche meist nicht durch einen meritokratischen Prozess oder konsensorientiert legitimiert ist, Entscheidungen getroffen oder ausführt werden, zwar strukturell von dieser Gruppe getragen sind, aber für die Mehrheit der Nutzer keinen Mehrwert bilden.

Man sieht, ein Wiki ist fast ein ideale Abbildung realer politische Gesellschaftsstrukturen, betrachtet man das Modell der Wissensgesellschaft noch viel mehr.

Top-down oder Bottom-up[Bearbeiten]

Ob man ein Wiki Top-down oder Bottom-up einführen soll, kann man nicht genau spezifizieren. Freie, offene Wikis sind natürlich bottom-up, da diese einfach anfangen und sich Ihre Gruppe oder Organisation erst selbst sammeln. Da bei einem Firmenwiki einzelne Mitarbeiter die wichtigsten Akteure sind, liegt es in der Natur der Sache, dass ein Stück bottom-up mit dabei ist. Aber diese Organisationen haben auch immer noch ein Leitung, welche das Wiki, auch aktiv, mittragen muss. Wahrscheinlich ist es ein Kulturmix.


Führung[Bearbeiten]

„Wikis können bei Führungskräften Bauchschmerzen verursachen“[2]. Ob sich ein Wiki durchsetzt oder nicht ist bei einer klassischen gewachsenen Organisation nicht nur von deren inhaltlicher Qualität abhängig, sondern auch auch von der Akzeptanz der hierarchischen Spitze. Jeder Chef, Vorstand oder eben jeweils der Hauptverantwortliche in dessen Bereich das Wiki "stattfindet" muss dieses legitimieren, sonst ist die Masse der Nutzer in ihrem Zweifel immer bestätigt das Wiki wäre nicht so richtig offiziell. Das Management muss, oder besser darf, nicht versuchen das Wiki aufzuzwingen, dafür eignet es sich sehr schlecht. Aber es muss als Kultur prägende Instanz eine Kultur erlauben und ermöglichen die ein Wiki trägt. „Generell gelte dann in solch einem System: Vertrauen ist billiger als Kontrolle.“[3]

Charaktere[Bearbeiten]

Es gibt unterschiedliche Nutzer in einem organisatorisch aufgesetzten Wiki.

  • den Großteil der Nutzer machen immer die zustimmenden Passiven aus, diese Nutzergruppe nutzt die Inhalte zwar, ist auch bereit Inhalte einzutragen, die offensichtlich sind (z.B. fehlende Teile einer Auflistung) würde aber nie auf die Idee kommen, Kreativität einzusetzen, um neue Inhaltskategorien auf die Beine zu stellen. Für diese Gruppe schreibt man Wikis, hier ist der größte passive Nutzen zu verzeichnen.
  • wahrscheinlich nutzen die ewigen Gegner das Wiki auch inhaltlich, nur in Ausnahmefällen lassen sich diese Inhalte als Worddokument zuschicken. Sind aber immer zur Stelle wenn es bei Fehlern um vernichtende Kritik und Infragestellung geht. Diese Kritik ist aber leicht durch einen objektiven Vergleich des vorliegenden Fehlers und der selben Situation oder ähnliche Fehler aus den Alternativsystemen zu blocken. Die Argumentation gegen einen nicht vorhandenen Informationsaustausch ist auch denkbar einfach. Dennoch ist der klassische konservative Antiwiki nicht von seiner Wahrheit zu überzeugen, und selbst beim größten Erfolg wird noch gegen das Wiki gewettert.
  • der klassische Besserwisser kann an einem Wiki sehr gut beobachtet werden. Diese Personengruppe lehnt ein Wiki nicht ab, kommt aber definiert seine eigenen Vorstellung von Größe, Qualität, Struktur oder Umgang als grundlegende Wahrheit. Ihm fehlt der Horizont zum Glauben an Autopoiesis. Dennoch sind diese oft gute und geflissentliche Schreiber, auch wenn man Ihnen immer vor Augen halten muss, dass Regeln einen Sinn haben müssen und nicht nur blind eingehalten werden müssen und eben auch immer in Frage zu stellen sein müssen.
  • Der eMailer kommuniziert auch weiterhin über eMail, auch eher wissensartige Inhalte werden wie schon immer in eMails verpackt. Aber dieser Typus meint das nicht böse. Er ist wahrscheinlich eine Person die in der Komunikation einen Ansprechpartner braucht.
  • eine weitere Gruppe ist die der "Geisteswissenschaftler", zwar excellent um schwierige Inhalte aufzubereiten und darzustellen, also ein wissenschaftlicher Umgang mit Wissen, doch haben diese oft das Problem organisatorische Gegebenheiten richtig dazustellen oder auch die Wikikultur in die Organisation zu vermitteln.

Rolle des Projektleiters[Bearbeiten]

Um nun ein Wiki einzuführen, muss man sich erst mal im klaren sein, wer man selbst ist. Eigentlich hat niemand eine perfekte Position um eine Wiki zu etablieren:

Sind Sie der Chef
haben die Mitarbeiter wahrscheinlich einen gesundes Misstrauen gegenüber "moderner" Ideen von oben.
als Mitarbeiter
stehen Sie zwischen allen Stühlen.
als IT-Verantwortlicher
wird einem eine grundsätzliche Begeisterung für IT unterstellt, die wenigsten aber wollen sich davon anstecken lassen.
Als Berater
wird man eh immer scheel angesehen, und jemand der vom (Kern)Geschäft keine Ahnung hat, der kann sowas in unserem Falle sowieso nicht beurteilen. Der will dann anderen erzählen wie man was machen soll.


Motivation[Bearbeiten]

SAP muss man einführen, die meisten CRMs muss man schulen, für Wikis muss man die Leute begeistern.

Wikis sind so einfach erklärt wie eMail, wichtig ist aber vor allem den Usern die Ängste vor der Unordnung zu nehmen.


gemeinschaftliche Motivation[Bearbeiten]

Ein Wiki kann auf die Belegschaft motivierend wirken und sich in diesem Falle dynamisch entwickeln[4]. Die ist basiert darauf, dass sich jeder wirklich aktiv beteiligen kann und Ergebnisse sofort sieht. Dies muss aber auch zugelassen werden; herrscht in einer Organisation eine Kultur der unmittelbaren Kontrolle, stoßen zwei gegensätzliche Prinzipien aufeinander. Einerseits kann man ein Wiki kaum an strenge Erlaubnissysteme anpassen, ohne die Wikidynamik zu verlieren, andererseits wird es auch schwierig bis unmöglich, traditionelle Organisationssystem anzupassen.



Einführung[Bearbeiten]

Für eine erfolgreiche Einführung eines Wikis ist zuerst zu klären, wie weit sich die die betreffende Firma, Verein oder Gruppe überhaupt eignet, mit einem Wiki umzugehen. Wikis sind eine besondere Kultur, die zur Organisationskultur passen müssen. Erst wenn man abschätzen kann, ob ein Wiki funktioniert, kann man sich überhaupt erst Gedanken über die Anforderungen an das Wiki machen, denn der Erfolg eines Unternehmens- oder Projektwikis hängt maßgeblich von seiner Akzeptanz bei den Benutzern ab[5]

Legitimation[Bearbeiten]

Das wichtigste sind jetzt Verbündete für die vielen kleinen Schritte. Ein Wiki lässt sich nicht per Befehl einsetzten oder spült sich auch nicht als Modetrend in den Alltag. Jeden Tag aber tun sich neue Möglichkeiten auf sich das Leben einfacher zu machen.

Hierarchische Legitimation: Nicht wenige Wikis sind gescheitert weil ein Mitarbeiter ein Wiki aufgesetzt hat und dann quasi in Guerillataktik das System etabliert hat. Wenn sich dann ein Vorgesetzter übergangen fühlt, ist es schwierig für ein weiter organisatorische Akzeptanz zu werben. Ein Wiki bietet vereinzelt kurzfristigen Erfolg bei persönlichen "Aha"-Erlebnissen, der strategische Nutzen kommt aber erst mit der Zeit.

Umso größer die Organisation um so mehr muss das Wiki auch erkennbar von der Leitung gewollt und befürwortet sein. Eine Schlüsselperson (z.B. Schutz vor Ressourcenabzug, Rückendeckung bei Entscheiden) muss zu 100% im Boot sein.[6]

Argumentation[Bearbeiten]

Um mehr Menschen zu überzeugen im Wiki nachzuschauen und sich aktiv daran zu beteiligen müssen viele Ressentiment beantwortet werden. Die beste Variante ist es an konkreten Beispielen zu arbeiten

Sind Informationen im Umlauf die schlecht (z.B unaktuell, falsch, unvollständig) oder gar nicht (z.B. Flurfunk) dokumentiert sind, so ist das Wiki der erste Aufbewahrungsort. Müssen diese Informationen später erneut zusammengesucht werden kann das Wiki als schnelle Informationslösung punkten und das Mitglied lernt durch persönlichen Erfolg.

In der reinen Argumentation sind folgende Fakten hilfreich:

  • Aktualität
  • Universalität
  • Validität
  • Schnelligkeit
  • Reichweitenstark, da jeder einen Browser hat, nicht aber jeder SAP

Eventuelle Ängste aktiv im persönlichen Gespräch adressieren (nicht im selben Medium)[6].


Anwendung[Bearbeiten]

Welche Anwendung könnten überhaupt in ein Wiki transferiert werden? Wird man nie mehr als persönliche Seiten und den Kantinenplan ins Wiki verschieben, so wird der Mehrwert gering bleiben. Kann man aber definieren, welche Inhalte aus dem Kerngeschäft in einem Wiki gemeinsam gepflegt werden können, dann macht ein Wiki Sinn.

Prinzipiell kann man so gut wie alles, was nicht abgegrenzt werden muss, in einem Wiki sammeln. Jedoch darf man, wenn man andere zur Mitarbeit bewegen will, deren Vorbehalte (Validität, Ordnung ect.) nicht missachten.

Usability[Bearbeiten]

Die Wiki-Syntax und die nicht streng-hierarchische Ordnung sind für Nutzer, die gerade mal Word beherrschen, eine enorme Umstellung. Um User bei der Mitarbeit zu helfen, könne WYSIWYG-Editoren eingesetzt und Schulungen in Wikisyntax durchgeführt werden. Die Ordnung und die Art, wie relevante Informationen gefunden werden, kann man ebenfalls erklären.

Integrität[Bearbeiten]

Wird ein Wiki nicht gepflegt und durchlebt Zeiten von hoher Nutzung, beispielsweise in einem Projekt, und Zeiten geringere Nutzung, so kann es passieren, dass Inhalte zwar vorhanden sind, aber nicht mehr in die sich verändernde Wikiumgebung integrieren. Daher ist eine übergeordnete Betreuung wichtig; es muss Personen geben, die bereit sind, das Wiki als ganzes im Auge behalten.


Flexibilität[Bearbeiten]

Wikis sind flexibel einsetzbar, etwa im für Zwecke der Corporate Communication, des Informations- und Innovationsmanagements oder Projektmanagements. Einsetzen lassen sie sich vor allem in strategischen, nichtoperativen Stellen[4]. Diese Flexibilität muss von der Organisation aber auch angenommen werden wollen. Wird alles ins Wiki transferiert, aber niemand nimmt das an und bedient sich weiterhin alter Dokumentationen und Methoden (Nachfragen, PostIT am Bildschirm etc), so kommt dieser enorme Mehrwert nicht zum tragen.

Aber auch Inhalt und Struktur des Wikis selbst lassen sich flexibel verändern. Mit dieser neuen Flexibilität muss man aber auch umgehen können. So kann beispielsweise jeder eine Artikelstruktur verändern; geschieht dies zum Positiven, bleibt diese auch erhalten. Ein anderer Nutzer, der nun eine bestimmte Information in diesem Artikel genau an der Stelle erwartet, muss nun auch verstehen, dass sich diese Struktur geändert hat und zwingend genauso flexibel darauf reagieren, was erst mal einen gewissen Aufwand bedeutet.


kritische Masse[Bearbeiten]

Wie viele aktive schreibende und administrierende Teilnehmer braucht ein Wiki? Eine absolute oder relative Definition der kritischen Masse an Lesern und Schreibern zum Funktionieren eines Wikis ist nur ansatzweise möglich, da diese von einigen Variablen und Einflussfaktoren, wie Arbeitsweise im Wiki und Themengebiet abhängig ist.[7]

Prinzipiell hat jeder Teilnehmer allein schon einen Vorteil. Die große Schlagkraft entwickelt sich bei einem Wiki dann natürlich in der Gruppe. So können vor allem kleine Gruppen schnell für ihren Bereich eine effektive Informationsgrundlage schaffen. Von so einer Keimzelle aus kann ein Wiki sehr schnell wachsen und sich zu einem Ganzen verknüpfen.

Für die Verteilungen von Schreibern und Nutzern wird Lotkas Gesetz angewandt. Ein Ziel wären 5% bis 10% Autoren, welche 30% des Inhaltes einbringen.[7]

Das Verhältnis wird aber besser je mehr Nutzer ein Wiki hat. Hängt aber nicht nur von der Größe ab, sondern auch von Motivation, Anerkennung der Arbeit etc.


Scheitern[Bearbeiten]

Wahrscheinlich gibt es mehr gescheiterte (Organisations)-Wikis als erfolgreich genutzte Systeme. Wenn nach der Installation, außer ein paar Happyedits, über einen längeren Zeitraum nichts passiert, besteht die Gefahr, dass das Wiki auf Grund der Nicht-Nutzung in den Datenmülleimer wandert. Viele, vor allem Skeptiker, sehen hierdurch ein prinzipielles Scheitern organisatorischer Wikis für bewiesen. Ein Scheitern kann unterschiedliche Gründe haben:


Weblinks[Bearbeiten]


Quellen[Bearbeiten]

  1. nonprofits-vernetzt.de/blog/index.php/wikis-und-macht
  2. Bedrohen Wikis die Macht von Managern?
  3. Soziale Betriebswirtschaft
  4. 4,0 4,1 10+ Gründe für den Einsatz von Wikis in Unternehmen
  5. Erfolgreicher Einsatz von Wikis in Unternehmen - oder "Wie kommt Wiki zu den starken Männern"
  6. 6,0 6,1 Vertrauensbasierte Zusammenarbeit in Enterprise Wikis
  7. 7,0 7,1 Xinggruppe social software DE Wiki - Einsatz, Erfahrungsaustauch "Kritische Masse?"