Wikis in Organisationen: Anwendung

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Reinhard Sprenger: „Alle Managementmethoden scheitern an nicht akzeptierter Individualität.“
Quelle: Aufstand des Individuums Warum wir Führung komplett neu denken müssen.[1]

Wofür ist ein Wiki nützlich? Welche Genres[1] der organisatorischen Kommunikation sollen mit aufgenommen werden. Prinzipiell kann man ein Wiki für alle Aufgaben einsetzen wo Information gesammelt, ausgetauscht und verändert werden muss. Allerdings sind Wikis nicht die einzigen Mittel zur Kommunikation und Informationssammlung, viele Aufgaben werden mit anderen Hilfsmitteln besser erfüllt.

Wofür ein Wiki verwendet wird, muss und soll zwar auf-, aber nicht festgeschrieben sein. Ein Wiki kann mit projektspezifischen Informationen beginnen. Daraus kann sich eine allgemeine Prozessbeschreibung entwickeln oder es können "triviale" Informationen (z.B. das Kantinenmenu) mit aufnehmen werden.

Im Gegensatz zu vorstrukturierten Datenbanken und Softwarelösungen, welche genau einen Zweck haben (wie ein Lottoschein), ist ein Wiki wie ein großer Flipchart oder ein großer Notizblock, auf dem manchmal tolle Bilder gemalt werden, manchmal aber nur gekritzelt. Aber man kann alles darstellen und muss nichts softwareseitig planen oder vorstrukturieren.

Inhaltsverzeichnis

Prozessdefinition [Bearbeiten]

Wissensmanagement [Bearbeiten]

Wissensmanagement, oder Knowledge-Management, ist die erste Anwendung in einer Organisation. Nur ist der Wissensmanagementansatz sehr theoretisch. Mehr dazu auf wikipedistik.de

Qualitätsmanagement [Bearbeiten]

ISO 9000: „Das Führen und Betreiben einer Organisation erfordert, dass sie in systematischer und klarer Weise geleitet und gelenkt wird.“
Quelle: ISO 9000 0.2 Grundsätze des Qualitätsmanagement

Das wichtigste Wissen in einer Organisation sind die Organisationsprozesse. Diese werden im Qualitätsmanagement betrachtet. Hauptbestandteil eines Qualitätsmanagementsystems ist eine Standardisierung der Prozesse um ein Ergebnis mit dieser definierten Qualität zu erreichen. Diese Standardisierung erreicht man durch Dokumentation, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und ständiger Verbesserung. [2]

Bei den Punkten Verwirklichung und Aufrechterhaltung kann ein Wiki nur passiv dienlich sein, indem es eine umfangreiche, aktuelle und vor allem verständliche Dokumentation ist.

Dokumentation und Verbesserung [Bearbeiten]

Betrachtet man die Anforderungen an eine Dokumentation mit der Möglichkeit zu ständigen und auch zeitnahen Verbesserung ist ein Wiki fast ideal. Die Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung, mit dokumentierendem Text, Bildern und Zeichnungen. Das alles kann in einem Wiki dargestellt werden. Auch multimediale Inhalte lassen sich leicht einbinden. Die Prozessbeschreibung sollte möglichst ausführlich aber auch leicht zugänglich sein. Hier hat ein Wiki wieder wesentlich bessere Eigenschaften als vergleichbare Systeme, da mit der digitalen Technologie schier unendlicher Speicherplatz vorhanden ist. Das Wiki ermöglicht dem Nutzer mit seiner Einzelseitenstruktur das Erfassen von kleinen segmentierten Informationsteilen, die sich dann durch Kategorisierung und vor allem Verlinkung in das ganze System einbetten.

Auch der Anforderung an die ständige Verbesserung wird ein Wiki gerecht. Einzelne Prozessbeschreibungen können schnell um strategische oder operative Zusätze ergänzt oder zur Verbesserungen verändert werden.

Autorität [Bearbeiten]

Prozesse werden vor allem von den Ausführenden beeinflusst, daher fordert das Qualitätsmanagement die aktive Einbeziehung aller Personen[3]. Ein Wiki gibt sowohl technisch (anwendbar in einem Browser), von der Kompetenz (Wiki-Einträge sind auf jeden Fall leichter zu erstellen, als die Bedienung von SAP/R3) als auch von der Kontrolle dieser.

In einem gelebten Qualitätsmanagement, welches im Wiki stattfindet, können die Mitglieder lesen, schreiben, ändern und ständig den aktuellen Stand der Dinge haben.

Der Demingkreis lässt sich mit einem Wiki um ein Vielfaches abbilden, als mit jährlichen Revisionen

Oft versuchen Kritiker mit dem Totschlagargument, dass eine Qualitätsmanagementdokumentation nicht veränderbar sein dürfe. Die ISO 9000 schreibt über die Form gar nichts vor: „Es ist nicht die Absicht dieser internationalen Norm zu unterstellen, dass Qualitätsmanagementsysteme einheitlich strukturiert oder einheitlich dokumentiert sein müssen.“ (DIN EN ISO 9001 0.1 Allgemeines). Weiter wird eine Veränderung durch die Pflicht zur Verbesserung sogar gefordert.

Die haptische Sehnsucht nach einem Druckexemplar für TÜV-Auditore oder das Schaufenster kann aus einem Wiki aber dennoch gestillt werden. Diese stellt dann total ganz regelkonform eine Momentaufnahme der aktuellen Prozessbeschreibung dar. Teile der Wikipedia werden so als Bücher gedruckt (wikipress.de).

Referenzen [Bearbeiten]

  • TQU Wiki ist eine QM Angebot auf Wikibasis eines klassischen QM- Dienstleisters.

weitere verwandte Managementformen [Bearbeiten]

Es gibt ja fast mehr Managementtheorien als Professoren. Die meisten Managementtheorien basieren auf der Prozessentwicklung und deren Kommunikation:

Projektmanagement [Bearbeiten]

Im Projektmanagement werden nun die Vorgaben und Prozesse des strategischen Managements, auf das jeweilige Projekt angepasst, angewandt.

Die allgemeine Definition und Konzeption sowie die konkrete Planung stellen nun einen idealen Projektplan auf. Dabei werden Ressourcen, finanzielle Mittel, Zeiten und vor allem interne (z.B. Abteilungsfreigaben) und externe (z.B. Vorarbeiten durch Fremdfirmen) Schnittstellen festgelegt.

Die Kunst des Projektmanagement ist es nun das Projekt durch Nachsteuern, also durch kleine Planänderungen, am kritischen Weg zu halten. Diese Planänderungen müssen aber immer in einem Kontext zu deren Abhängigkeiten erfolgen.

Eine Projektwiki hat nun den Vorteil:

  • Abhängigkeiten können frei und universal (kein extra System für Zeit und Geld) beschrieben werden
  • das gesamte Team Änderungen verfolgen kann und seine eigene Schritte darauf abstimmen kann
  • Änderungen schnell aber transparent und nachvollziehbar gemacht werden können
  • jeweils eine aktuelle Dokumentation vorliegt

Außerdem hat man am Schluss des Projekts automatisch eine einigermassen komplette Dokumentation für spätere Projekte. Im Idealfall fliessen alle Erfahrungen des Projekts in die strategische Prozessdefinition ein.

Es gibt natürlich auch spezielle Projektmanagementsoftware die bestimmte spezielle Funktionen (z.B. Zeitmanagement, Personal) besser übernimmt. Allerdings steht diese immer solitär im Raum und kann alle anderen Abläufe nicht darstellen. Die strikte Vorgabe von Datenströmen und Formaten erhöht zwar die Geschwindigkeit kann aber nicht flexibel auf Projektspezifika eingehen.

Dokumentation [Bearbeiten]

Dokumentenmanagement [Bearbeiten]

Ein Wiki ist ein Dokumentenmanagement für sich selbst. Damit ist nicht gemeint das ein Wiki als reines Verwaltungssystem für Dateien geeignet ist, obwohl eine minimale Versionsverwaltung meist stattfindet. Wikis können vor allem Inhalte perfekt verwalten. Ein Vertragsmuster kann so immer schnell aktuell gehalten werden, von allen beteiligten kontrolliert werden und über Schnittstelle und APIs an andere Systeme wie Officeprogramme, Website, Drucker, etc übergeben werden

Softwaredokumentation [Bearbeiten]

Vor allem in der Benutzerdokumentation sind die Anforderungen hoch und können, bei entsprechender Qualität dem Benutzer mehr Anwendungsnutzen bringen und die Supportaufwand, vor allem im 1-Level Support, verringern.

Da sich Software schnell ändert und Benutzerfragestellungen kontinuierlich einfließen sollten, ist ein mächtiges Mehrbenutzersystem wie ein Wiki mit Versionsverwaltung und Beobachtung besonders geeignet, vor allem da hier unterschiedliche Gruppen wie Betreuer, Entwickler etc mitschreiben sollen. Teilweise können sogar reine Anwender, im kommerziellen Bereich Kunden, hier mit beitragen.

Bei Software ist außerdem eine direkte Verknüpfung durch direkte Links einfach und sehr strukturiert möglich.[4]

Unternehmenskommunikation [Bearbeiten]

Als Kommunikationsmittel ist ein Wiki grundsätzlich ein Teil der Unternehmenskommunikation. Einsetzbar für eine die interne und auch externe Kommunikation.

Aber auch klassische einkanalige Medien wie Contentmanagementsystem (Intra- oder Internet) lassen sich mit einem Wiki gut realisieren: Wiki als CMS

Glossar Foren FAQ [Bearbeiten]

Business-Intelligence und Data-Warehouse [Bearbeiten]

Auf keinen Fall sollte man versuchen große Datenmengen in einem Wiki zu verwalten, dazu gibt es speziellere Software. Hier gilt aber auch wieder lieber im Wiki als nirgendwo.

Allerdings ist ein Wiki sehr gut geeignet um die Datenstrukturen, Prozesse und Aufgaben zu skizzieren oder aufzuzeichen.

In manchen Wikis lassen sich Datenbankabfragen an das Data-Warehouse übergeben. So können Aufgaben aus dem Business-Intelligence hier verwalten und so für viele transparent und veränderbar erfüllt werden. So können veränderte Anforderungen an das Berichtswesen schnell angepasst werden.

weitere Möglichkeiten [Bearbeiten]

Weitere potentiell Inhalte können erfüllt werden:

  • internes Vorschlagswesen
  • Handbuch für Software
  • Interne Schulungsinhalte als Handbuch
  • Festschreiben der Corporate Identity
  • Pressespiegel
  • die mal wirklich aktuelle Telefonliste,
  • Parkplatzverwaltung
  • aktuelle Kantinenmenu
  • Flurfunk
  • Mitarbeiter Einarbeitung[5]

Das heißt nicht das man das unbedingt machen muss, aber es kann in diese Richtungen skalieren

Fehler [Bearbeiten]

"Keine" Enzyklopädie [Bearbeiten]

Oft beginnen gerade öffentliche Wikis damit, von der Wikipedia oder Anderen (Glossaren etc.) abzuschreiben. Prinzipiell ist das lizenztechnisch kein großes Problem; aber redundant. Das hat den Nachteil, dass die Inhalte in der Wikipedia (o.ä.) weiterwachsen aber in dem neuen Wiki nicht.

Man kann vorhandene Erklärungen durch verlinken mit einbeziehen und in die gewünschte Richtung ergänzen.

So empfiehlt es sich in einem Artikel den eventuell passenden externen Link zu hinterlegen, optionalerweise noch den ersten Satz und dann mit den eigenen organisatorischen Belangen fortzufahren.

So sollte ein Stadtwiki ein berühmtes Monument nicht nochmal wie in der Wikipedia beschreiben, oder womöglich diesen Text kopieren, sondern nur darauf verlinken. Die zusätzlichen Inhalte könnten dann beispielsweise organisatorischer Natur sein (Öffnungszeiten, Verkehrsanbindung etc.) welche z.B. in einer Wikipedia zurecht nicht geduldet werden würden.

Aber auch "schwerwiegendere Verletzungen" der Wikipediagrundregeln könnten in einem organisatorischen Wiki zum positiven Nutzen werden. So können kommerzielle Kaufempfehlungen (z.B. Thema Mittagessen) oder organisatorisch erlaubtes und nicht erlaubtes in diesem Wiki dokumentiert werden. In einem Firmenwiki sollte der Artikel zu Weihnachtsgeld nicht dessen historische Geschichte enthalten, das wäre der Platz in der Wikipedia; sondern die Höhe und Regelung der jeweiligen Firma.

Quellen [Bearbeiten]

  1. ↑ Was ist ein Kommunikationsgenre?
  2. ↑ Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser Internationalen Norm ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und dessen Wirksamkeit ständig verbessern. aus DIN EN ISO 9001 4.1 Allgemeine Anforderungen
  3. ↑ „Auf allen Ebenen machen Personen das Wesen einer Organisation aus, und ihre vollständige Einbeziehung ermöglicht, ihre Fähigkeiten zum Nutzen der Organisation einzusetzen.“ (DIN EN ISO 9000 - 0.2 Grundsätze des Qualitätsmanagements c) Einbeziehung der Personen)
  4. ↑ http://www.empulse.de/2009/03/10/aus-der-praxis-kollaborative-pflege-eines-software-handbuches-mit-hilfe-eines-enterprise-wikis/
  5. ↑ Ways to Wiki: Employee Onboarding

Weblinks [Bearbeiten]

Wikis in Organisationen
Wikiorgalogo.png

Theorie: Begriffe | Abgrenzung | Anwendung

Praxis: Ordnung | Kultur | Leben | Kontrolle | Datenschutz

Projekt: Einführung | Anforderungen an das Wiki & die Organisation | Software | Schulung

Meta: Referenzen | Nachwort
 
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