Internet: E-Mail: Protokolle

Übersicht

Der E-Mail-Verkehr im Internet wird durch Protokolle geregelt, in denen genau vorgeschrieben wird, wie jeder PC mit der Post umzugehen hat. Den folgenden drei Protokollen begegnen Sie zwangsläufig, wenn Sie in einem E-Mail-Programm ein Konto einrichten wollen:

• SMTP - Das Simple Mail Transfer Protocol regelt den Versand und die Weiterleitung zum Zielserver.
• POP3 - Das Post Office Protocol Version 3 beschreibt das Abholen der E-Mails vom Server des Providers. Die E-Mails werden auf dem Server des Providers nur zwischengelagert, die Endlagerung erfolgt auf dem Benutzer-PC.
• IMAP - Das Internet Message Access Protocol beschreibt ein anderes Verfahren zum Abholen der E-Mails vom Server des Providers. Hierbei bleiben die E-Mails dauerhaft auf dem Server des Providers, so dass ein einfacher Zugang von mehreren PCs aus möglich ist. Für die Dauer der Bearbeitung erhält der Client-Rechner eine temporäre Kopie, die beim Schließen des E-Mail-Programms gelöscht wird.

SMTP

Dieses Protokoll regelt den Versand der E-Mails. Der Mail-Server Ihres Providers verlangt zuerst Ihr Passwort („Authentifizierung vor dem Senden“) und nimmt dann Ihre Mail an. Der Server analysiert die Zieladresse, sucht einen Transportweg und übermittelt die Mail. Falls der Zielserver eine Störung hat oder die Adresse fehlerhaft ist, bekommen Sie meist eine Meldung.

Postempfang

Die eintreffenden Mails werden auf dem Server des Providers gesammelt und bereitgehalten. Bei der gelben Post nennt man das eine „postlagernde“ Zustellung. In der Regel werden Sie nicht benachrichtigt, ob Post eingegangen ist, Sie müssen selbst regelmäßig in Ihrem Postfach nachschauen.

Es gibt zwei Verfahren, wie mit der eingegangenen Post verfahren wird: POP3 und IMAP. Um beim Beispiel mit der gelben Post zu bleiben:

• POP3 bedeutet, dass Sie Ihr Postfach leeren und die Post mit nach Hause nehmen.
• IMAP bedeutet. dass Sie die Post gleich auf dem Postamt lesen, sie als „gelesen“ markieren, vielleicht eine Kopie anfertigen und anschließend ins Postfach zurücklegen.

POP3

Die bereitgehaltenen Mails werden auf die Festplatte des eigenen PCs verschoben. Während Sie die eingegangene Post durchsehen, können Sie die Internetverbindung trennen. Bei langsamen Internetverbindungen und minutenweiser Abrechnung (z. B. UMTS) ist dieses Verfahren das sinnvollste.

• Vorteile: Geringer Speicherbedarf auf dem Server des Anbieters, geringe Internet-Kosten.
• Nachteile: Sobald die E-Mails auf die Festplatte des eigenen Computers heruntergeladen sind, kann man von keinem anderen PC darauf zugreifen. Wenn Sie mehrere PCs im Wechsel verwenden, wird auf jedem PC ein Teil der Post gespeichert.

Normalerweise werden E-Mails vom Server des Providers gelöscht, nachdem sie auf Ihren PC heruntergeladen sind. In den Konten-Eigenschaften gibt es meist die Möglichkeit, für eine einstellbare Anzahl von Tagen die „Kopie aller Nachrichten auf dem Server zu belassen“.

IMAP

Weil die Post zentral und gut erreichbar auf dem Server des Providers lagert, ist der Zugriff von mehreren PCs aus und/oder durch mehrere Benutzer einfach zu organisieren.

Vorteile:

• Weil die E-Mails stets auf dem Server des Providers bleiben, können sie von jedem PC weltweit betrachtet werden.
• Bei Absturz des eigenen PCs gehen die E-Mails nicht verloren. E-Mails müssen deshalb nicht unbedingt gesichert werden.

Nachteile:

• Während der Bearbeitung der E-Mails ist eine ständige Internetverbindung notwendig (eine Flatrate).
• Der Speicherplatzbedarf auf dem Server des Providers wächst ständig. Irgendwann muss entweder der Tarif gewechselt oder die Archivierung alter E-Mails durchgeführt werden.
• Möglicherweise gibt es keinen Ordner "gesendete E-Mails" mehr. Will man nachsehen, wem man welche E-Mail gesendet hat, sollte man sich selbst immer eine Kopie schicken.

Einige Beispiele, wann die Verwendung des IMAP-Protokolls vorteilhaft ist:

1. Sie arbeiten an wechselnden PC (zu Hause, auf Arbeit, unterwegs am Notebook oder im Urlaub im Internet-Cafe) und wollen stets Zugriff auf alle Mails haben.
2. Ihre Sekretärin soll die eingehenden Mails vorsortieren (Spam löschen, Routinesachen erledigen oder weiterleiten).
3. Mehrere Mitarbeiter an räumlich getrennten Arbeitsplätzen teilen die Bearbeitung der E-Mails auf. Jeder erledigt die Mails, für die er am kompetentesten ist.

IMAP-Konto auf mehreren PCs

Wenn Sie Outlook Express aufrufen, sehen Sie im linken Fenster alle Postfächer, die auf Ihrem PC eingerichtet sind. Das Mailprogramm beginnt sofort, alle Postfächer auf neue Mails zu überprüfen. Wenn neue, ungelesene Mails vorliegen, wird deren Anzahl in blauer Schrift in runden Klammern hinter dem Wort „Posteingang“ angezeigt. Wenn Sie auf das Wort „Posteingang“ klicken, werden Ihnen die vorhandenen E-Mails angezeigt. Beachten Sie, dass bei IMAP-Konten auch andere PCs die gleichen Mails anzeigen. Wenn Sie also eine Mail löschen, verschwindet sie auf allen PCs.

Wenn Sie Spam-Mails entdecken, können Sie diese markieren und mit der Taste „Entf“ oder einem Rechtsklick und „Löschen“ zum Löschen vormerken. Ein anschließender Klick auf „Entfernen“ löscht diese Einträge für immer. Wenn Sie die Tasten „Strg“ oder „Shift“ gedrückt halten, können Sie mehrere Mails markieren.

Eine ungeöffnete Mail erkennen Sie an dem ungeöffneten Briefumschlag. Wenn Sie eine der bisher ungeöffneten Mails (doppelt) anklicken, wird der Briefumschlag geöffnet angezeigt (auch auf allen anderen PCs). Wenn Sie nach Betrachten des Inhalts beschließen, dass Sie diese Mail weder löschen noch „abarbeiten“ wollen oder können, klicken Sie mit der rechten Taste darauf und wählen Sie „als ungelesen markieren“. Die Mail wird nun auf allen PCs als ungeöffnet angezeigt und hoffentlich demnächst von jemandem anders bearbeitet.

Analog können Sie eine abgearbeitete Mail löschen. Sie wird zunächst als „gelöscht“ angezeigt, kann aber trotzdem noch betrachtet werden. Erst wenn einer der Benutzer auf „Entfernen“ klickt, verschwindet sie endgültig.