Privat-Ablage-System nach Quell-Kategorien/ Projekte

Projekte

Projekte sind alle Papiere, die noch in Bearbeitung sind, die uns noch zu erledigende Aufgaben stellen oder, die aus anderen Gründen noch nicht als erledigt betrachtet werden.

Projekte, z.B. Umzug können sich über mehrere Quellkategorien erstrecken und sollten als Sachkategorie angelegt werden. Ablageort wäre dann die Quellkategorie (Ursprungs bzw. Empfangsort . Die Sachkategorie (Umzug) enthält dann ausschließlich die entsprechenden Kopien oder Verweise (Links) zum Ablageort.

Projektzeichen (Ablagezeichen)

Legen Sie für Projekte Zeichen an, die wie Passwörter, keine lexikalische Entsprechung haben sollten. Beispiel: Projekt 2. Umzug des Jahres 2007 von Köln, Karlsstraße 27 nach Bonn, Wilhelmsstraße 7, ergäbe dann ein eindeutiges Projektzeichen P2U7KK27BW7 Benutzen Sie dieses unter uz:_xxxx in ihrer Korrespondenz (Briefen, E-Mail, Telefonnotizen. In der Antwort stünde dann das Projektzeichen unter iz:_xxxx . (wobei "_" für ein Leerzeichen und xxxx für das Projektzeichen steht) Das Projektzeichen ermöglicht es, mit der entsprechenden Suchfunktion die dazugehörige Korrespondenz zu finden.

Beispiel: Anlässlich Ihres Projektes versenden Sie mehrere E-Mails mit dem entsprechenden Projektzeichen P2U7KK27BW7. Während Ihres Projekts haben Sie aber keine Zeit, den Posteingangs- und Spam-Ordner zu durchforsten, in dem sich Tausende von Angeboten tummeln zum Projektthema Umzug, weil Google von Ihrem Projekt Wind bekommen hat. Mit Hilfe der E-Mail-Suchfunktion (Volltextsuche) können Sie Tausende von E-Mails nach ihrem Projektzeichen P2U7KK27BW7 durchforsten und erhalten so nur die Eingänge (Antworten, die Sie auch erwarten. E-Mail Profis legen einen entsprechenden Filter und Ordner für das Projekt an.

Anmerkung:

Da E-Mails häufig in einer anderen Datenbank als die übrige Korrespondenz gespeichert sind und Verweise (Links) in andere Datenbanken problematisch sind, sollte man sich bei wichtigen E-Mails mit einer Kopie behelfen, die in der Quellkategorie abgelegt wird. Die Sachkategorie,der Projektorner erhält einen Verweis (Link) dazu (oder ebenfalls eine Kopie).

Private Projektordner

Die Nachlassverwaltung

Das private Testament:

Das einfache private Testament sollte handschriftlich von Ihnen verfasst und mit Datum und Unterschrift versehen sein. In Bayern können sie beim örtlichen Nachlassgericht ihr Testament hinterlegen. Auch dann können sie jederzeit ein neues Testament erstellen, alle erstellten Testamente sind gleichzeitig gültig, das heißt das letzte Testament gilt als Ergänzung der Vorangegangenen. Möchten Sie, dass Ihr letztes Testament allein gültig ist, weil sie ihre Meinung grundlegend geändert haben, sollten Sie die vorherigen Testamente wiederrufen. Auch wenn ihnen ein Pfleger (Vormund) zur Seite steht haben sie das Recht ein Testament zu machen.

Die Beerdigung

In Nürnberg können Ortsansässige beim städtischen Bestattungsamt die ganze Beerdigung im voraus organisieren und finanzieren.

Die Dokumenten-Dokumentation

Als Erblasser möchten sie sicher nicht, dass die Bank oder Versicherung sie "beerbt", deshalb ist eine gute Dokumentation für die Erben wichtig.

Beschriften Sie die Rückseite einer Dokumentenkopie mit Hinweisen:

Wo befindet sich das Original?

Was gilt es zu beachten?

Was ist zu tun?

etc.

Das Familienstammbuch

Warum ist das wichtig?

Deutscher ist nicht, wer in Deutschland geboren ist, sondern, in der Regel, wer deutscher Abstammung ist und im Zweifel das auch nachweisen kann.

Bei diesem Nachweis kann das Familienstammbuch helfen.

Der Notfallordner

be prepared - sei vorbereitet

Viel Arbeit und Zeit können sie sich im Notfall sparen, wenn sie die wichtigsten Dokumente, am besten in einer beglaubigten Kopie, in einem Ordner zusammenfassen.

Brand-, Flut-, Erdbeben- und andere Katastrophen sind leider die Regel, wenn man in größeren Zeiträumen denkt. Da ist es gut, vorbereitet zu sein. Beim Katastrophenschutz können sie sich ein Merkblatt im Pdf-Format herunterladen mit Vorschlägen für den Notfall:

• Vorsorge für den Notfall
• Für den Notfall vorgesorgt - Vorsorge und Eigenhilfe in Notsituationen (im Pdf-Format)
• Das beinhaltet auch Vorschläge zur Dokumentensicherung

Liste der Dokumente die im Notfall hilfreich sein können:

Projektordner: Wichtige Dokumente

Die beglaubigte Kopie

Da in den Projektordnern nur Kopien verwendet werden sollten, in einem Notfall aber alle anderen Unterlagen verloren gehen könnten, verwenden sie Zweitschriften (Policen) oder beglaubigte Kopien. Kopien können sie, günstig in Ihrem Pfarramt, gegen eine kleine Spende beglaubigen lassen. Beglaubigte Kopien können sie auch bei den Einwohnerämtern, gegen eine Gebühr, erstellen lassen.

Projekte 2

Auflistung möglicher Projektordner der Ablage

Familienstammbuch

Warum ist das wichtig?

Deutscher ist nicht, wer in Deutschland geboren ist, sondern, in der Regel, wer deutscher Abstammung ist und im Zweifel das auch nachweisen kann.

Bei diesem Nachweis kann das Familienstammbuch helfen.

Kassenzettel

Der Projektordner Kassenzettel birgt nur vorübergehend die Originale. Sie werden kopiert und dann dem Produktnamen und / oder Firmennamen des Herstellers, jeh nach Aufdruck auf dem Produkt zugeordnet. Die Kopie bleibt im Projektordner, eine zweite Kopie kann als Objektträger für den Kassenzettel dienen.

Privates Telefonbuch

Notrufnummern

Im Notfall verlieren sie keine Zeit mit suchen.

Unvorbereitet? 110 und 112 geben gerne Auskunft.

Garantie

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