Wikis in Organisationen: Supportprozesse

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Agenden und Protokolle für Besprechungen und Sitzungen
Um Teilnehmer einer Besprechung auf die Themen vor- und nachzubereiten, werden Agenden und Protokolle erstellt. Oft ändert sich aber Themenauswahl oder Prioritäten, da andere Fragestellungen aufkommen oder sich Schwerpunkte verschieben. In einem Wiki lassen sich diese Themen sammeln und gemeinsam priorisieren. Alle Teilnehmer haben Einblick auf die aktuelle Agenda und können diese anpassen. Die Verantwortlichen können die Änderungen einsehen, freigeben oder zurücknehmen. Nachrangige Themen, die erst auf späteren Sitzungen behandelt werden sollen, können einfach gesammelt werden.
Einarbeitung[1]
Es dauert häufig sehr lang, bis neue Mitarbeiter produktiv arbeiten, auch deshalb so lang, weil diese erst interne Prozesse und Verfahren, aber auch Traditionen und Gewohnheiten lernen müssen. Ein Wikiseite als Einstieg für alle Neulinge hilft, die ersten dieser vielen Fragen zu beantworten.
Neue Mitarbeiter haben einen unverstellten Blick auf die Organisation, ohne Betriebsblindheit. Sie sollen das Wiki nicht nur nutzen, um Inhalte zu lesen, sondern sich vom ersten Tag aktiv beteiligen. Wenn unverständliche oder unvollständige interne Inhalte nicht verstanden werden, dann durch erfahrene Nutzer erklärt werden, kann das Wiki gleich mit verbessert werden. Außerdem kann "frischer Wind" tradiertes Wissen hinterfragen.
Weiter kann man festlegen, was ein neuer Mitarbeiter erledigen muss, ein Laufzettel, aktualisiert und verbessert im Wiki, hilft neuen Mitarbeitern Aufgaben wie NDAs unterschreiben, Zugangskarten, System Konten anlegen, Kantinekarte kaufen, strukturiert abzuarbeiten, ohne einzeln nachfragen zu müssen. Im Falle des Ausscheidens kann ein Wiki ebenfalls alles nötigen Todos für Mitarbeiter und Firma zusammenfassen.
Ein anschauliches Beispiel dafür ist das öffentlich einsehbare Onboarding der Firma GitLab.
Vorschläge und Ideen
Eine Wikiseite, auf der Mitarbeiter Ideen einbringen können, als einfache Form des betrieblichen Vorschlagswesen, erfordert wenig Aufwand, aber neue Ideen erreichen andere Kollegen und fördern deren Weiterentwicklung.
Interne und externe Handbücher
Software oder Maschinen benötigen Betriebsanleitungen. In einem Wiki können Handlungsanweisungen schnell und einfach gesammelt, kontinuierlich an Weiterentwicklungen angepasst und so auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Festschreiben der Corporate Identity
Die Angaben über standardisierte Hausschriftarten, Logodateien, Firmenfarben in RGB, CMYK und Pantone werden auch in viele Abteilungen gebraucht.
Inventaraufstellung
Kleine Büros oder Geschäfte haben meist kein System zur Verwaltung von Inventar. Um einen Überblick über Computer, Bürogeräte oder Möbel zu erhalten, genügt eine Liste im Wiki. Dort kann dann weiterführende Information, wie Gebrauchsanleitung, Lieferanten oder Garantiebedingungen, verlinkt werden.
Pressespiegel
Jede Organisation sammelt gerne externe Veröffentlichung und Presseberichte. In einer Wikiseite lassen sich Links auf Onlinepublikationen, Scans oder Erwähnungen einfach sammeln.
Sicherheitsregeln
IT-Sicherheitsregeln, wie Passwortqualität und Nutzungserlaubnis, Diebstahlschutzregeln oder Fluchtpläne für Gebäude - Wikis sind ein guter Ort, Regeln aus unterschiedlichen Bereichen zusammentragen. Nutzer können all diese Informationen immer aktuell und vor allem einfach einsehen.
Social Media Guidelines
Verhaltensregeln, wie sich Mitarbeiter in Social Networks verhalten sollen.
FAQ
Ein Wiki kann Antworten auf Häufig gestellte Fragen (FAQ) geben. Und wikiintern auf weiterführende Artikel verlinken.
  1. Ways to Wiki: Employee Onboarding