Einführung in das Controlling

Controlling (sprich: Kontroling, von englisch: to control für steuern, regeln, nicht: Kontrolle) ist ein umfassendes Steuerungs- und Koordinationskonzept sowohl zur Unterstützung der Geschäftsleitung, als auch aller anderen verantwortlichen Personen bei der ergebnisorientierten Planung und Umsetzung unternehmerischer Aktivitäten.

Gegenstand des Controllings ist die Beschaffung, Aufbereitung, Analyse und Kommunikation von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen.

Controlling befasst sich mit der Konzeption und dem Betrieb von qualitativen und quantitativen Steuerungsinstrumenten, der Ausrichtung der Steuergrößen auf die strategischen Zielgrößen, mit der Koordination der Informationsflüsse, mit der Moderation, der Analyse und Interpretation der Messergebnisse und der Unterstützung der Entscheidungsprozesse des Managements.

Generell kann zwischen strategischem, also eher langfristig angelegtem, und operativem Controlling unterschieden werden.

Controlling ist, bei einer vorausgesetzten systemtheoretischen Sichtweise, ein Führungssubsystem innerhalb der Unternehmung.

In Abgrenzung zur Managementtätigkeit ist Controlling als eine entscheidungsunterstützende Tätigkeit zu begreifen. Controlling beinhaltet hierbei sowohl systembildende als auch systemkoppelnde Aufgaben. Es setzt eine dezentrale, planungs- und kontrolldeterminierte Führung als Leitbild voraus.

Der Controllingbegriff schließt sowohl funktionale als auch institutionelle Aspekte gleichermaßen mit ein. Die Bezeichnung „Controlling“ wird sowohl für die Bezeichnung einer Stabstelle innerhalb der Führungsorganisation als auch für die Umschreibung einer Tätigkeit beziehungsweise eines Prozesses benutzt.

Allgemeine Aufgaben und Funktionen des Controllings

Informations- und Serviceaufgaben

Der Controller organisiert bereichsübergreifend das Berichtswesen und baut dies zu einem umfassenden Management-Informationssystem aus. Hierunter versteht man die regelmäßige Übermittlung von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinformationen in strukturierter und komprimierter Form an die Führungskräfte. Sie bilden die Grundlage für die Überwachung der Wirtschaftlichkeit und für die Beurteilung der Geschäftsentwicklung anhand von Zielgrößen wie Gewinn, Rentabilität und Deckungsbeitrag. Im Rechnungswesen (Finanz- und Betriebsbuchhaltung) wird hierzu zunächst das Zahlenwerk über alle abgelaufenen wirtschaftlichen Vorgänge (Ist-Werte) in auswertbarer Form bereitgestellt. Das Controlling greift auf diese Datenbasis zurück, verdichtet sie weiter, stellt die erreichten Ist-Werte den vorgegebenen Sollwerten aus der Planung gegenüber und bereitet sie zu benutzerorientierten Management-Berichten auf. Daneben stellt das Controlling Kennzahlensysteme zur Verfügung, die zur Fundierung betrieblicher Entscheidungen dienen. So kann zum Beispiel die Wirtschaftlichkeit von Investitionsvorhaben anhand der Kennzahl Kapitalwert (Summe der abgezinsten Einnahmenüberschüsse) beurteilt werden.

Neben der periodischen Aktualisierung des Berichtswesens gehört auch die grundlegende Gestaltung und Weiterentwicklung der EDV-gestützten Controllingsysteme zu diesem Aufgabenbereich. Darüber hinaus steht der Controller den Führungskräften als Berater zur Verfügung, indem er zum Einen hilft, Entscheidungen betriebswirtschaftlich zu fundieren und ihre Ergebnisauswirkungen abzuschätzen. Zum Anderen unterstützt er das Management bei der Identifikation und Ursachenforschung von Unwirtschaftlichkeiten.

Das so genannte Führungscockpit (auch Management-Cockpit) ist eine spezielle Darstellung der grundlegenden ökonomischen Kennzahlen eines Unternehmens, die das Controlling der Unternehmungsführung möglichst zeitnah bereitstellt. Der Controller als Träger der Transparenzverantwortung hat die Aufgabe, über die reine Darlegung dieser Kennzahlen hinaus eine Darstellung zu wählen, die möglichst direkt und übersichtlich erkennen lässt, in welchem Umfang die Unternehmensziele aktuell erreicht werden. Diese kontinuierlichen Berichte sind entfernt mit der Anzeige der verschiedenen Bordinstrumente im Cockpit etwa eines Flugzeuges vergleichbar.

Steuerungsaufgaben

Hierunter versteht man die systematische Überwachung des Geschäftsverlaufs durch Vergleich von erreichten Ist-Werten mit geplanten Sollgrößen. Es empfiehlt sich, neben den ursprünglich festgeschriebenen Planwerten die sich verändernden, mitlaufenden Sollwerte separat zu dokumentieren. Nur so ist eine aussagekräftige Überprüfung des Geschäftsverlaufs zu jedem denkbaren Zeitpunkt möglich. Abweichungsberichte setzen ein funktionsfähiges Berichtswesen voraus. Sie unterstützen zudem die Zielerreichung, indem sie das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeiter hinsichtlich Einhaltung der vorgegebenen Budgets sicherstellen. Die Aufgaben des Controllings gehen über den reinen Soll-Ist-Vergleich (Umsetzungsprüfung) hinaus. Im Rahmen der Abweichungsanalyse analysiert der Controller eventuelle Abweichungen, ermittelt deren Ursachen und ihre Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf. Falls erforderlich, zeigt er Handlungsbedarf auf und löst beim Management Gegensteuerungsmaßnahmen zur Zielerreichung aus. An dieser Schnittstelle zu den Verantwortungsbereichen des Managements ist die Rückversicherung des Controllers bei der Geschäfts- oder Bereichsführung von größter Bedeutung. Andauernde Meinungskonflikte über die Prämissen des Wirtschaftsplans und Uneinigkeit über Steuerungsmethoden ziehen handfeste politische Einflussnahmen seitens des Managements nach sich, die jede Planung absurd erscheinen lassen. Eine eindeutige unternehmenspolitische Stellungnahme muss vom Controlling unterstützt und aktiv mitgetragen werden. Steuernde Einflussnahme im Geschäftsverlauf ist in erster Linie Einflussnahme auf das Verhalten und das Rollenverständnis des Managements, untermauert mit Zahlen, Daten und Fakten des Controllings, die von der Unternehmensführung zur Gestaltung ihrer Geschäftsstrategie bewertet werden. Der Controller erstellt außerdem Prognosen (Vorschaurechnungen) über den erwarteten Geschäftsverlauf, damit potentielle Abweichungen bereits im Vorfeld erkannt und unerwünschte Entwicklungen vermieden werden können. Damit leistet er einen wichtigen Beitrag zur Frühaufklärung und für eine vorausschauende Steuerung.

Koordinationsaufgaben

In der Fachliteratur gibt es verschiedene Ansätze, um das Controlling als eigenständige betriebswirtschaftliche Teildisziplin zu begründen. Im Zentrum steht dabei der Gedanke, dass Controlling mehr ist als die reine Zusammenfassung bereits bestehender Führungsteilaufgaben wie zum Beispiel Planung, Berichtswesen und Abweichungsanalyse (alter Wein in neuen Schläuchen). In den letzten 20 Jahren hat sich zunehmend der koordinationsorientierte Ansatz durchgesetzt. Die Eigenständigkeit der Controllingfunktion wird dabei in der Koordination der betriebswirtschaftlichen Führungsteilsysteme gesehen. Der Schwerpunkt liegt zum einen in der generellen Zielausrichtung und zum anderen in der Koordination des Planungs- und Kontrollsystems mit dem Informationssystem. Dabei wird zwischen einer systembildenden und einer systemkoppelnden Koordinationsaufgabe unterschieden. Systembildende Koordination bedeutet, ein funktionsfähiges Planungs- und Kontrollsystem bzw. Informationssystem bereitzustellen sowie laufende Gestaltungs-, Anpassungs- und Abstimmungsaufgaben innerhalb dieser Teilbereiche vorzunehmen. Mit systemkoppelnder Koordination ist die Abstimmung zwischen den Teilsystemen gemeint, d.h. insbesondere die Deckung des Informationsbedarfs von Planungs- und Steuerungsprozessen durch das Rechnungswesen und durch das Berichtswesen. Eine wichtige systemkoppelnde Aufgabe besteht beispielsweise darin, ein entscheidungsorientiertes Rechnungswesen aufzubauen, das die Auswirkungen geplanter Handlungsalternativen adäquat abbildet

Operatives Controlling

Kostenrechnung

Das interne Rechnungswesen, die sogenannte Kostenrechnung oder auch Kosten-Leistungs-Rechnung bildet das Herzstück eines jeden Controlling-Systems.

Kostenartenrechnung

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstelle ist ein fest abgegrenzter Teil einer Unternehmung, oftmals eine Abteilung mit Personalverantwortung, manchmal aber auch spezielles Kundenprojekt oder ein Forschungs- oder Entwicklungsprojekt.

Kostenträgerrechnung

Kostenträgerrechnung

Weitere Kostenrechnungssysteme

Vollkostenrechnung, Teilkostenrechnung...

Gemeinkosten

Auch wenn wir als Unternehmer vielleicht manche Kosten als gemein empfinden mögen: Die

Gemeinkosten haben keine menschliche Züge.

Leistungsrechnung

Kennzahlensysteme

Siehe dazu das gesonderte Kapitel weiter hinten (hier deshalb bitte keine Einträge).

Strategisches Controlling

Planungsaufgaben

Der Controller, also ein mit dem Controlling beschäftigter Mitarbeiter, ist am Zielbildungsprozess der Unternehmung beteiligt. In Zusammenarbeit mit der obersten Führungsebene führt er die Teilziele der Bereiche zu einem ganzheitlichen und abgestimmten Zielsystem zusammen. Das Zielsystem bildet den Ausgangspunkt für die eigentliche Planung, in der Maßnahmen und Ressourcen zur Zielerreichung festgelegt werden. Der Controller ist für die Ausgestaltung des Planungssystems und für die Plankoordination verantwortlich, während die inhaltliche Planung durch die Führungskräfte der Bereiche erfolgt. Zu den Controllingaufgaben gehört die Erstellung der erforderlichen Planungsunterlagen (Formulare) und die zeitliche Koordination der Teilpläne (Planungsschritte) in Form eines Planungskalenders, der Bereichen vorgegeben wird. Die Teilpläne der Bereiche werden anschließend durch den Controller aggregiert das heißt auf Zielkonformität überprüft und zu einem abgestimmten Gesamtplan zusammengefasst. Den Abschluss der Planung bildet die Fixierung und Dokumentation der Planwerte in Form von Budgets. Budgets stellen wertmäßige Sollvorgaben für alle Bereiche dar, die zur Erreichung der Planziele im darauffolgenden Geschäftsjahr einzuhalten sind. Siehe auch Unternehmensplanung.

Budgetierung

Budgetierung

Exkurs: Historische Entwicklung des Controllings

Controlling ist ein Begriff, der erst seit dem 20. Jahrhundert existiert. Erste Controlling-Prozesse wurden im Zuge des Eisenbahnbaus der Santa-Fe-Eisenbahn zu Beginn der 1920er Jahre in den USA eingeführt. Als sich erste Erfolge zeigten, wurde das System immer häufiger und bei vielfältigeren Projekten verwendet. Im deutschsprachigen Raum kam erst in den 1950er Jahren ein Controlling-Denken auf, welches dann zu Beginn der 1960er Jahre immer öfter angewendet wurde. Obwohl das Controlling anfangs ausschließlich in Betrieben bzw. in der freien Wirtschaft eingesetzt wurde, überlegte man zu Beginn der 1970er Jahre auch, es in der öffentlichen Verwaltung einzuführen um diese zu straffen und effizienter zu machen. Dies führte dazu, dass Controlling heutzutage in der Wirtschaft wie auch in der Verwaltung eingesetzt wird.

Anhang

Literatur

Friedl, B.: Controlling. Stuttgart (2003) (ISBN 3-8252-2117-2)
Küpper, H.-U.: Controlling. Konzeption, Aufgaben, Instrumente. 4. Auflage. München (2005)
Horváth, P.: Controlling. 8. Auflage. München (2001)
Horváth & Partners: Das Controllingkonzept, 6. Auflage, München (2006)
Reichmann, Th.: Controlling mit Kennzahlen und Management-Tools, 7. Auflage, München (2006)
Weber, J. - Schäffer, U.: Einführung in das Controlling, 11. Auflage, Stuttgart (2006) (ISBN 3-7910-1504-4)
Ziegenbein, K.: Controlling, 8. Auflage, Ludwigshafen/Rhein (2004) (ISBN 3-470-70598-4)
Kalaitzis, D.: Instandhaltungs Controlling, 3.vollständig überarbeitete Auflage, Köln(2004) (ISBN 3-8249-0730-5)

Weblinks

Controlling-Portal des Österreichischen Controller-Instituts
Controlling-Portal.de - Fachbeiträge, News, Forum zum Thema
Website des Internationalen Controller Vereins in Deutschland
Webseite Portal Controlling-Lounge.de; Informationen rund um Controlling und Datenanalyse
Controlling-Blog Nachrichten aus dem Controlling

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