Wikis in Organisationen: Ordnung

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Wikis sollen viele unterschiedliche Informationen einfach aufnehmen und zugänglich machen. Die Ordnung eines Wikis ist aber nicht grundsätzlich vorgegeben. Sie ergibt sich erst aus dem beschreibenden Inhalt, den Seitentiteln und vor allem den Verlinkungen zwischen den Artikeln.

Das Wissen in einem Wiki untergliedert man in einzelne Artikel. Die Wissensrepräsentation dieser Artikel ist nicht grundsätzlich hierarchisch in einer pyramidalen Struktur eingebettet, sondern in ein semantisches Netz. Jede Information ist so in ihrem Kontext eingebettet.

Alle sinnvollen Informationsbausteine, als Artikel auf einer Seite zusammengefasst, werden nur durch den Seitentitel identifiziert. Um Information einfach und schnell zu finden bedarf es einer Struktur aus beschreibendem Text und semantischen Links. Zusätzlich strukturiert sich ein Wiki durch Kategorien, Namensräume oder andere Ordnungsbausteine (Übersichtsseiten, Portale, Themenringe). Werden Inhalte aber gar nicht oder falsch verlinkt, weder kategorisiert noch richtig formatiert, sondern nur abgelegt, so entsteht schnell ein wirres Informationsgeflecht[1], auch scherzhaft Vogonismus[2] genannt. Kein Wiki strukturiert und pflegt sich von selbst. Viel Inhalt muss nicht zwangsläufig zu einer guten Struktur führen. Jedes Wiki braucht eine kleine Gruppe von Wikigärtnern die sich um die Einhaltung der Ordnung kümmern.

Unabhängig ob ein Wiki gut oder unstrukturiert gepflegt ist, kein Titel-, Kategorie-, oder Namensraumsystem kann jede Anfrage zufriedenstellend beantworten. Eine gute Suche ist eine sehr wichtige Funktion. Sie hilft vor allem in der Startphase, wenn sich die Struktur und die Nutzung noch aufbauen; und kann Frust durch "nicht-wieder-finden" vermeiden.

Text und Listen[Bearbeiten]

Um aus vielen einzelnen Wissensbausteinen ein kollektiv nützliches Ganzes zu bilden müssen einzelne Inhalte für alle Nutzer verständlich und auffindbar sein.

Die Mindmap zeigt einen Gesamtzusammenhang

Im persönlichen Wissensmanagement nutzen Menschen verschieden abstrakte Ordnungsmuster die oft nur Objekte speichern. Die persönliche Notizsammlung, Excelliste oder E-Mailordner zu einem bestimmten Projekt oder Prozess gibt diesem eine Unterstruktur, aber ohne semantische Verknüpfung. Andere Nutzer zeichnen Verbindungen in ihr Wissen mit Mind-Maps ein, aber dies sind immer noch nur Linien und keine beschriebenen Relationen. Mindmaps werden auch in Gruppenarbeit als grafisches Hilfsmittel zur Unterstützung der verbalen Kommunikation eingesetzt. Die Wissenstruktur wird zwar verschriftlicht, die dazugehörigen semantischen Bezüge aber finden verbal statt.

Um die Information auch für Dritte verständlich zu gestalten, muss der Wikiartikel lesbarer Text sein. Tabellen, Listen und Diagramme sind sinnvolle Hilfsmittel für strukturierte Information, müssen aber in einem semantischen Text eingebettet sein. Vor allem Prozessbeschreibungen sollten so ausführlich sein, um sprachlich auch von Neuanwendern verstanden zu werden, reine Stichpunktlisten sind schwierig zu verstehen.

Die wichtigsten Textbestandteile sind:

Einleitung
Ein Einleitungssatz sollte kurz und prägnant den Inhalt der Seite beschreiben. Er soll Links auf übergeordnete Begriffe enthalten und vor allem Besonderheiten erklären. Auch wenn das für die direkt Beteiligten trivial klingt, für Personen mit wenig expliziten Wissen ist es wichtig zu wissen um was es geht. (z.B. Projektseite: __Sedanstr 9__ ist ein [[Planungsprojekt]] seit 2013, wo wir zum ersten mal nach [[VDB-Zertifizierung]] arbeite, daher betreuen auch [[Hanne Hofer]] zusätzlich mit [[Martin Müller]]. oder Prozesseite Die __VDB-Zertifizierung__ ermöglicht es baubiologisch zertifizierte Projekte durchzuführen. Wir sind seit 2014 mit [[Martin Müller]] zertifiziert. Es gelten folgende Regeln...)
Abgrenzung
Besonderheiten, die bei dem beschriebenen Prozess oder dem Projekt andersartig sind, müssen herausgehoben werden (z.B. __Sedanstr 9__ ist ein [[Planungsprojekt]] seit 2013, das wir nicht nach allein sondern ausnahmsweise in der [[Arge Sedan]] betreuen.).
Listen
Vor allem Projektdetails oder Arbeitsschritte können schon listen-artiger sein und nur stichpunktartig die Kennwerte auflisten. Es ist nicht immer notwendig zu schreiben ... und der Projektleiter ist Hans, es genügt ein * Projektleiter: Hans

Jedes Genre benötigt seine eigenen flexiblen Abschnitte (z.B. Projektmanagement) die jedes Wiki für sich selbst festlegen soll.

Seitentitel[Bearbeiten]

Das primäre Ordnungssystem eines Wikis sind phonetische Seitentitel; lexikografische Lemmas, die Grundform eines Wortes unter der man es in einem Nachschlagewerk sucht. Diese dienen nicht nur der Identifikation von Artikeln, sonst könnte man einfach aufeinanderfolgende Nummern nutzen, sondern beschreiben den Inhalt schon sprachlich (z.B. Frankfurter Büro). In einem Organisationswiki kann und muss man sich ebenfalls auf ein oder auch mehrere Schemata einigen.

Phonetisch
Die Lemmas werden in grammatikalisch richtiger Form mit allen Substantivdeklination des beschreibenden Objekts genannt
Frankfurter Büro und Besprechungsraum Main im Frankfurter Büro
Schlagworte
Es werden nur reine Substantive und keine Substantivdeklinationen verwendet.
Büro Frankfurt und Besprechungsraum Main Büro Frankfurt
Grundformen
es gibt einen Unterschied zwischen Projektleiter und Projektleitung, aber es ist sinnvoller diese Informationen in einen Artikel zu schreiben, da sich beides sehr überschneidet. Um dennoch beide Seitentitel finden zu können, soll der jeweils andere Titel auf den Hauptartikel weitergeleitet werden.
Verzeichnisstruktur
Eine hierarchische Sortierung und Abgrenzungen, auch unter Verwendung von Namensräumen.
Frankfurt/Büro aber auch Büro/Frankfurt und Büro/Frankfurt/Besprechungsraum/Main ...
Diese hierarchische Sortierung hat generell den Nachteil, dass nicht klar ist, was zuerst kommt. Man kann das Beispiel fast beliebig permutieren, ohne dass der Sinn verloren geht.
Assoziationsfrei
Um keinerlei Benennungskonflikte zu erzeugen, können auch völlig freie neuen Namen verwendet werden, hier ist es aber hilfreich wenn diese dann auch real verwendet werden
Mainbüro, Donald Duck oder eine Raumnummer 20060011 beschreibt das 'Arbeitsbüro in der Stadt Frankfurt'.

In jedem Wiki muss man sich auf eine Mischung einigen. So ist eine praktikable Form eine schlagwortebasierte Grundform mit sehr wenigen hierarchischen Namensräumen und optionalen nachgestellten Verzeichnissen ( Main Büro Frankfurt/Inventarliste als 'dienende' Funktion zur Grundseite.

Die natürliche Sprache, mit umgangsprachlichen Eigenheiten der Organisation, ist das wichtigste Ordnungkriterium. Fachbegriffe und Eigennamen aus der täglichen Arbeitswelt sollen daher gezielt genutzt werden.

Da Informationen nicht immer mit dem richtigen Titel gesucht werden, können Seitentitel nicht die alleinige Ordnungsform sein, Verlinkungen und Kategorien verbinden die einzelnen Artikel zu einem ganzen, Wiki, und führen den suchenden Nutzer zu richtigen Information.

Verlinkungen[Bearbeiten]

Die Seitentitel dienen innerhalb des Wikis auch als Identifikator für einen Hyperlink. So müssen Referenzen auf andere Inhalte nicht erst mühsam gesucht und verarbeitet werden (z.B. knowlegdebase.intra/index.php?id=1234) sondern können flüssig im Text verlinkt werden ([[Seitentitel]]). Gegenüber einem rein schriftlichen Querverweis (siehe Gefahrguthandbuch S. 34) ist die Zugänglichkeit durch einen Klick mit der Maus, einfacher und damit die Nutzung wahrscheinlich höher. Eine gute Verlinkung strukturiert das Wissen semantisch und matritzenförmig.

Links sollten eher reichlich als sparsam genutzt werden um auf weiterführende Informationen hinzuweisen. Bei Projektleiter: Max Mustermann, sollte das Wort 'Projektleiter' verlinkt werden, um dem Leser zu signalisieren, dass es bestimmte Arbeitsweisen von Projektleitung gibt und wo er eine Auflistung aller Projektleiter findet. So findet ein Benutzer, der nicht sofort auf dem richtigen Artikel landet, über links zur richtigen Information. Dazu müssen diese Links aber auch gesetzt sein.

Externe Inhalte sind, sofern möglich, ebenfalls zu verlinken anstatt zu kopieren. Fachliche Erklärungen, Handbücher, Branchenregeln, aber auch die Wikipedia sollen mit einem Link oder einem Verweis auf eine offline Quelle referenziert werden.

Kategorie[Bearbeiten]

Eine Klassifizierung in Kategorien hilft, eine große Anzahl von Artikeln in eine gemeinsame Struktur einzuordnen. Kategorien können im Gegensatz zu Namensräumen oder Spaces einen Artikel in mehrere Kategorien einordnen (z.B. der Artikel Lohnbuchhaltung in die Kategorie:Finanzen und Kategorie:Personal)

Oft werden als Kategorien semantische Tag verwendet. Tags unterscheiden sich von klassischen hierarchischen Kategorien dass sie in keiner Baumstruktur eingeordnet sind. Würde man beispielsweise einem Projekt die Kategorie Coburg zuordnen, wäre das Projekt, als Kindelement, auch unter der Kategorie Bayern zu finden. Bei Tags müsste man die beiden Tags Coburg und Bayern vergeben.

Das Arbeiten mit Tags hat sich aber in der Praxis etabliert, da die hierarchische Einordnung der klassischen Kategorien immer zu schwerfälligen Strukturen führt. Tags lassen sich einfach und vor allem mit Sonderfällen erstellen. Neue Tags werden einfach beim editieren eines Artikels gesetzt, ohne diese neue Tag vorher an anderer Stelle erst anlegen zu müssen.

Confluence bietet an jeden Artikel mit Tags zu kennzeichnen, die Autocomplete Funktion hilft schnell existierende Tags zu finden und zu setzen. Allerdings sind Confluence Tags auf den jeweiligen Space beschränkt. Eine über Spaces greifende Ordnung ist so nicht möglich.

Mediawiki bietet sogenannte Kategorien, die aber von der Technik her Tags sind. Diese werden in der einer beliebigen Stelle der Seite (meist ganz unten) als besonderer Link in Text geschrieben (''[[Kategorie:Coburg]]''). So werden alle Artikel in diese Mediawiki-Kategorie zusammengefasst. Neue Mediawiki-Kategorien werden, ebenfalls wie Tags, im Text geschrieben und existieren ab dann. Eine Besonderheit ist diese, dann wie klassische Kategorien, in andere einsortiert werden können. Die Kategorie:Coburg kann optional, wie andere Artikel, in der Kategorie:Bayern stehen. So lässt sich ein hierarchisches Kategoriesystem erstellen. Eine Ausgabe dieser Unterkategorien ist aber nur mit Zusatzplugins möglich.

Namensräume oder Spaces[Bearbeiten]

Namensräume, in manchen Wikis auch Space genannt, sind Verzeichnisstrukturen als übergeordnete Ordnungseinheiten, die jeden Artikel in genau einen Namensraum einordnen und meistens im Seitentitel auftauchen (z.B. Wikis in Organisationen: Ordnung).

Diese hierarchische Verzeichnisstruktur sind für viele Nutzer gewohnt und helfen zur grundlegenden Orientierung. Die Ordnung in Namensräumen ist einfach zu verstehen und zwingt jeden Artikel in diese eine Ordnungsstruktur. Hat allerdings den Nachteil, dass zwar mehrere Artikel in einen Namensraum eingeordnet werden können, aber ein Artikel natürlich nur in einen Namensraum. Eine mehrfache Einordnung, wie bei Kategorien, ist nicht möglich.

Namensräume sollten sparsam und richtig eingesetzt werden. Werden zu viele Namensräume angelegt, z.B. für jede Unterabteilung, jedes Projekt, jede Hierarchiestufe, kann die für ein Wiki so wichtige Semantik verloren. Generell soll ein Wiki zur Zusammenarbeit motivieren und nicht zum getrennten Arbeiten in den jeweiligen Räumen.

Namensräume sollten zu Kategorisierungen von Inhaltsarten genutzt werden:

  • Metainformationen zu verwalten: Hilfetext für das Wiki selbst, Personenverzeichnis, Textbausteine, Beschreibungen für Dateien.
  • Große Mengen von gleichartigen Textkategorien wie Protokolle, Handbücher etc.

Gleiche Inhalte sollte man in einem gemeinsamen Namensraum belassen, die Strukturierung erfolgt hier über die Kategorien.

Ob man Projektinformationen und Prozessbeschreibungen mit Namensräumen trennt ist Geschmackssache und kommt auf die Wiki-Software an, wie wenig diese zwischen Namensräumen trennt.

falsche Namensräume[Bearbeiten]

Da manche Nutzer an sich mit "nur" einem Wiki nichts anfangen können, transferieren sie sich ein bekanntes Werkzeug ins Wiki. Das ist prinzipiell nichts schlimmes, doch wird so oft ein eigener Namensraum für jede Anwendung erstellt. Ein Namensraum Glossar oder Bibliothek erklärt meist Begriffe oder Lemmas, das macht das Wiki aber grundsätzlich. In einer Bibliothek finden sich meistens Texte oder nur Weblinks zu Themenbereichen, aber eben zu Themenbereichen. Das hat den Nachteil das ein Themenbereich mehrmals vorkommt und der Nutzer nicht weiß, soll er über glossar:foo, bibliothek:foo oder begriffe:foo zu foo kommen.

Nicht sichtbare Namensräume, sprich, wenn der Namensraum generell im Link nicht sichtbar ist (ist bei DokuWiki möglich), sind für den Nutzer schwer zu verstehen, da man nicht im Link selbst nicht mehr zwischen generischem und speziellem Inhalt unterscheiden kann. Das lässt sich nur verhindern, indem Namensräume wie beschrieben nur aus sich heraus wachsen, oder eben Teil des Lemmas sind (z. B. Hilfe:Bearbeiten)

Artikelaufteilung[Bearbeiten]

Ein Wiki untergliedert Information in einzelne Artikel. Meist ist die inhaltliche Abgrenzung zwischen Artikeln klar, den die meisten Wissenselemente werden durch Begriffe beschrieben. Nicht alle Begriffe aber müssen ein eigener Artikel werden, wiederum andere Wissenselemente benötigen Unterartikel.

Es gibt mehrere Kriterien wie sich Artikel aufteilen können:

  • Inhalte mit einer starken Begrifflichkeit sind als eigene Artikel anzulegen. Wenn diese Artikel so anwachsen dass Unterabschnitte sich sinnvoll ausgliedern lassen kann man Unterartikel bilden, die nicht nur über einen Link, sondern schon in einem erklärenden Satz auf den anderen Artikel verweisen. (z.B. aus einem Veranstaltungsprojekt das Thema "Finanzierung" auslagern)
  • Wissenselemente die wenig Inhalt aufweisen (z.B. einfache, gering komplexe Projekte) können in einem Sammelartikel gesammelt werden. Außer wenn diese eine eigene Kategorisierung benötigen, so ist auch ein kleiner Artikel mit wenig Inhalt nötig.

Quellen[Bearbeiten]

  1. heise.de Schreib’s ins Wiki! Eine Glosse auf nicht gepflegte Wikis
  2. http://wiki.piratenpartei.de/Vogonismus